Bí kíp giúp doanh nghiệp quản trị dòng tiền

Sử dụng nguồn vốn và quản trị hiệu quả dòng tiền luôn là một vấn đề lớn đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Thực tế cho thấy, dẫn đến tình trạng trên là do doanh nghiệp để hàng tồn kho quá nhiều, dẫn tới đọng vốn và phải đi vay.

Đó là nhận định của Ông Trần Bá Kim Ngọc – Giám đốc Công ty Phần mềm Meliasoft xung quanh câu chuyện quản trị dòng tiền một cách hiệu quả.

Doanh nghiệp vay quá nhiều chẳng khác gì tự tử

Ông Trần Bá Kim Ngọc mở đầu câu chuyện bằng ví dụ, trong quá trình kinh doanh, khi doanh nghiệp phải đi vay quá nhiều sẽ giống như một người đem một khẩu súng đưa cho người khác và nói rằng, hãy chĩa súng vào tôi. Và người cầm khẩu súng kia, đó chính là ngân hàng, nhà cung cấp mà doanh nghiệp đi vay. Doanh nghiệp sẽ “chết” bất cứ lúc nào, khi đến hạn không có tiền để trả.

Vậy làm sao, để duy trì hoạt động mà không phải vay quá nhiều? Ông Ngọc cho biết, để duy trì hoạt động, DN nên dùng nguồn vốn nội bộ; còn để tăng trưởng về doanh thu thì dùng nguồn vốn bên ngoài. Một điều tối quan trọng là đừng bao giờ vay thấu chi hoặc đi vay ngắn hạn của ngân hàng để mua sắm và tài trợ cho tài sản cố định; tài sản dài hạn phải được mua sắm và tài trợ bằng nguồn vốn dài hạn.

Theo các chuyên gia, để quản trị dòng tiền một cách đúng đắn và hiệu quả, có 3 nguyên tắc chính cần lưu ý.

Đầu tiên, là việc chọn đúng khách hàng và đối tác. Có thể thấy, nhiều công ty hiện nay đang mắc kẹt với những món nợ xấu khó đòi do khách hàng gây ra. Nguyên nhân, đó là chọn sai đối tác không đủ năng lực thanh toán, điều mà lẽ ra họ nên cân nhắc kĩ trước khi tham gia hợp đồng.

Thứ hai, đó là việc  tối ưu quy trình quản lý hàng hóa thành phẩm và hàng tồn kho để giải phóng dòng tiền. Nếu doanh nghiệp giải quyết được vấn đề này, nguồn tiền sẽ không bị ứ đọng. Quan trọng hơn, trước khi sản suất doanh nghiệp phải dự đoán nhu cầu của trị trường, dự đoán số lượng hàng hóa mà công ty có thể bán ra. Việc thiếu am hiểu về thị trường tiêu thụ và đối thủ cạnh tranh cũng là nguyên nhân cho việc sản xuất dư thừa, dẫn đến tồn kho, ứ đọng vốn.

Và nguyên tắc cuối cùng, đó là dự đoán dòng tiền một cách chính xác. Các doanh nghiệp thông minh đều phải  dự đoán dòng tiền một cách thường xuyên liên tục để kiểm soát và cân đối giữa dòng tiền vào ra. Kiểm tra và giám sát chi phí, các khoản nợ, các hợp đồng chờ thanh toán. Nếu lãnh đạo doanh nghiệp chỉ cần lên kế hoạch thiếu chi tiết, có thể dẫn đến những chi phí phát sinh ngoài tưởng tượng và nguy cơ đổ vỡ, phá sản là điều hiển nhiên.

Đại diện Meliasoft lên nhận giải thưởng sao khuê 2015 (www.meliasoft.com)

Làm thế nào để doanh nghiệp luôn khỏe?

“Để doanh nghiệp luôn khỏe, nhất là các doanh nghiệp sản xuất thì họ phải hạn chế tối đa hàng tồn kho” – Ông Trần Bá Kim Ngọc khẳng định.

Ông Ngọc phân tích: “ Các doanh nghiệp thường hay bị lúng túng khi có dấu hiệu bán hàng chậm lại, hàng tồn kho nhiều. Nhiều DN có tâm lý hi vọng trong tương lai sẽ phát triển tốt hơn, do đó vẫn tiếp tục sản xuất với  tốc độ như cũ, trong khi việc bán hán hàng chậm lại nhiều. Đó là suy nghĩ chết người”.

Lấy ví dụ ngành mía đường trong những năm qua, ông Ngọc cho biết, bởi các doanh nghiệp sản xuất mía đường không có kế hoạch sản xuất cụ thể trong một thời gian dài, dẫn đến việc cung vượt cầu, hàng hóa không bán được và sản xuất đi vào đình đốn, các DN bị đọng vốn lớn so với các năm trước.

Bên cạnh đó, khi thị trường có quá nhiều nguồn cung, các khách hàng của doanh nghiệp cũng trở nên bị động và họ cũng gặp nhiều vấn đề trong khâu tiêu thụ dẫn đến việc không có khả năng trả nợ cho doanh nghiệp bởi thế, DN đã khó, nay càng khó hơn.

“Có trường hợp DN đưa ra báo cáo tài chính, thấy rõ có lợi nhuận nhưng không thể trả các khoản nợ đến hạn, chậm trả lương cho nhân viên… Vì vậy, để tránh rủi ro và đảm bảo hoạt động kinh doanh, DN cần lập dự báo dòng tiền hàng tháng, quý trên cơ sở dự báo các khoản thu, chi, các khoản thu được và không thu được từ khách hàng” – Ông Ngọc cho hay.

Và, để nắm rõ dòng tiền mình đang đi đâu, về đâu, DN cần lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ tháng, quý, biết phản ánh trong quá khứ DN để giúp DN quản lý dòng tiền DN được tốt hơn.

Vậy phương pháp nào để giúp doanh nghiệp? Để giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền DN được tốt hơn,Meliasoft đã cung cấp trên thị trường Giải pháp ERP của người Việt – Giải pháp liên tục trong 2 năm đã nhận danh hiệu Sao Khuê của Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam (VINASA).

Với Giải pháp ERP của người Việt, doanh nghiệp sẽ chủ động trong việc Quản lý tuổi hàng, tuổi tiền; Quản lý lô hạn sử dụng; Dự báo dòng tiền, công nợ trong mọi thời điểm; Quản lý hạn mức tín dụng; Cảnh báo rủi ro về dòng tiền, hàng tồn kho, công nợ; Phân tích tồn kho theo các kỳ: Cùng kỳ, kỳ trước, cùng kỳ năm trước,… để hoạch định trong việc bán hàng; Đưa ra được kế hoạch thu, chi, các khoản nợ phải thu, phải trả ngắn hạn và dài hạn.

Đặc biệt, chức năng “5S Kho” sẽ giúp kiểm tra vị trí hàng hóa, sắp xếp để tối ưu kho, hàng hóa trong bán hàng cũng như trong sản xuất. Hơn thế, Giải pháp ERP cho người Việt còn giúp hoạch định được tồn kho tối thiểu trong sản xuất nhằm tối ưu dòng tiền trong doanh nghiệp, hạn chế hàng tồn kho.

Nguồn: Báo Nhịp Sống Số