PDA

View Full Version : Làm thế nào để bảng tính Excel nhẹ nhàng hơn



minhcong
14-04-2011, 11:02
Em có làm kế toán trên excel, em có thiết lập 1 bảng tính gồm 8 sheet, 1 sheet nhập liệu, các sheet khác là công thức link từ sheet NKC. Mỗi sheet của em gồm 1000 hàng, 10 cột, thế mà đã thấy file này nặng nề, còn báo ko cho thêm hàng, cột.

Anh chị có cách nào giúp em làm cho file này trở nên nhẹ hơn chút ko ah, hoặc có thể thêm hàng, thêm cột thêm nữa. Vì khi chuyển số dư từ file nọ sang file kia rất tốn thời gian và công sức

Chân thành cảm ơn các anh chị !!!

xuantham
14-04-2011, 13:30
Em có làm kế toán trên excel, em có thiết lập 1 bảng tính gồm 8 sheet, 1 sheet nhập liệu, các sheet khác là công thức link từ sheet NKC. Mỗi sheet của em gồm 1000 hàng, 10 cột, thế mà đã thấy file này nặng nề, còn báo ko cho thêm hàng, cột.

Anh chị có cách nào giúp em làm cho file này trở nên nhẹ hơn chút ko ah, hoặc có thể thêm hàng, thêm cột thêm nữa. Vì khi chuyển số dư từ file nọ sang file kia rất tốn thời gian và công sức

Chân thành cảm ơn các anh chị !!!

Chị không rành cái này lắm, nhưng nhớ có lần nghe cao thủ nói: mở file và lưu lại với tên khác thì file mới sẽ nhẹ hơn. Hihi. Làm thủ coi

tdnhat
14-04-2011, 14:25
Có thể file của bạn bị nhiễm virus.

Bạn thử làm cách này xem: tạo 1 file mới, copy từng sheet của file cũ past qua xem độ lớn (size) có nhỏ hơn không. Nếu nhỏ hơn thì chạy nhanh hơn 1 chút.

minhcong
14-04-2011, 14:48
Có thể file của bạn bị nhiễm virus.

Bạn thử làm cách này xem: tạo 1 file mới, copy từng sheet của file cũ past qua xem độ lớn (size) có nhỏ hơn không. Nếu nhỏ hơn thì chạy nhanh hơn 1 chút.

Em đang tính nếu ko phải trường hợp của vi rut ý, vì mình nhập liệu sẽ ngày càng nhiều, bảng tính trở nên nặng nề hơn là bình thường.
Em thấy các phần mềm kế toán chạy trên file khác, có dữ liệu rất nhiều nhưng nhẹ mà

xuantham
14-04-2011, 15:05
Em đang tính nếu ko phải trường hợp của vi rut ý, vì mình nhập liệu sẽ ngày càng nhiều, bảng tính trở nên nặng nề hơn là bình thường.
Em thấy các phần mềm kế toán chạy trên file khác, có dữ liệu rất nhiều nhưng nhẹ mà
Đúng rồi, Vì các phẩn mềm ho viết code, lập trình bằng lênh nên nó chay nhanh hơn là mình dùng hàm

welcom1985
17-04-2011, 09:42
mình có ý kiền nhỏ này:
bạn nên xoá bớt các dòng không có dữ liệu (nhưng có chứa công thức), excel nặng chủ yếu do công thức nhiều mà thôi.
trước đây mình thấy có một file excel có tới hơn 14000 dòng dữ liệu, >30 cột dữ liệu, mà vẫn thấy ok thôi, tóm lại, bạn nên tìm cách tối ưu hoá cách trình bày dữ liệu thì sẽ hiệu quả hơn.

minhcong
18-04-2011, 07:56
mình có ý kiền nhỏ này:
bạn nên xoá bớt các dòng không có dữ liệu (nhưng có chứa công thức), excel nặng chủ yếu do công thức nhiều mà thôi.
trước đây mình thấy có một file excel có tới hơn 14000 dòng dữ liệu, >30 cột dữ liệu, mà vẫn thấy ok thôi, tóm lại, bạn nên tìm cách tối ưu hoá cách trình bày dữ liệu thì sẽ hiệu quả hơn.

Cái này bác nói đúng này, khi em thêm đồng loạt từ 1000 hàng lến 1020 hàng là xuất hiện dòng thông báo mặc định (hộp thoại có viết bằng tiếng anh có dòng chữ: ....formula.....

adam_tran
18-04-2011, 12:02
File excel "nặng" có 2 nguyên nhân:
1. Dữ liệu quá nhiều
2. Công thức tính toán quá phức tạp

Vấn đề 1: Bạn cố gắng thiết kế file sao cho không phải mở quá nhiều sheet, điều này tùy thuộc vào kinh nghiệm thôi. Thứ 2 là phải xóa bỏ những dòng - cột bị thừa. Bạn nhấn Ctrl - End excel sẽ nhảy tới ô dữ liệu cuối cùng của sheet. Nếu nó nằm quá xa phía dưới/phía bên phải so với dữ liệu thực tế bạn có, bạn hãy xóa bớt các dòng/cột từ vùng có dữ liệu thực tế đến vùng cuối của excel đang hiểu đi (Delette Entire Row/comlumn)

Vấn đề 2: Tạo công thức đơn giản và hiệu quả. Vấn đề này cũng cần phải có kinh nghiệm. Nếu không, bạn phải set Calculation Options của Excel sang Manual thay vì Automatic.
Nếu xài 2003: Vào Tools - Options - Calculation .... để chỉnh

doipgdls
18-04-2011, 12:45
Hic ... vấn đề này em cũng dang gặp phải nhưng chưa biết giải quyết sao cho gọn, nhẹ ...
Giải pháp tạm thời là chia các sheet ra nhiều workbook và link các file lại với nhau... nhất là các sheet tổng hợp, báo cáo ... cần xem thì mới mở không thì cứ tắt rùi để đấy

taotau
18-04-2011, 13:18
File excel "nặng" có 2 nguyên nhân:
1. Dữ liệu quá nhiều
2. Công thức tính toán quá phức tạp

Vấn đề 1: Bạn cố gắng thiết kế file sao cho không phải mở quá nhiều sheet, điều này tùy thuộc vào kinh nghiệm thôi. Thứ 2 là phải xóa bỏ những dòng - cột bị thừa. Bạn nhấn Ctrl - End excel sẽ nhảy tới ô dữ liệu cuối cùng của sheet. Nếu nó nằm quá xa phía dưới/phía bên phải so với dữ liệu thực tế bạn có, bạn hãy xóa bớt các dòng/cột từ vùng có dữ liệu thực tế đến vùng cuối của excel đang hiểu đi (Delette Entire Row/comlumn)

Vấn đề 2: Tạo công thức đơn giản và hiệu quả. Vấn đề này cũng cần phải có kinh nghiệm. Nếu không, bạn phải set Calculation Options của Excel sang Manual thay vì Automatic.
Nếu xài 2003: Vào Tools - Options - Calculation .... để chỉnh
Bạn chỉ rõ hơn 1 tí được không ? Cụ thể làm như thế nào. Mình đang làm kế toán trên Excel, chạy chậm lắm mà không biết cách nào để nó nhẹ cả. Chỉ mình với. help me

minhcong
18-04-2011, 14:40
File excel "nặng" có 2 nguyên nhân:
1. Dữ liệu quá nhiều
2. Công thức tính toán quá phức tạp

Vấn đề 1: Bạn cố gắng thiết kế file sao cho không phải mở quá nhiều sheet, điều này tùy thuộc vào kinh nghiệm thôi. Thứ 2 là phải xóa bỏ những dòng - cột bị thừa. Bạn nhấn Ctrl - End excel sẽ nhảy tới ô dữ liệu cuối cùng của sheet. Nếu nó nằm quá xa phía dưới/phía bên phải so với dữ liệu thực tế bạn có, bạn hãy xóa bớt các dòng/cột từ vùng có dữ liệu thực tế đến vùng cuối của excel đang hiểu đi (Delette Entire Row/comlumn)

Vấn đề 2: Tạo công thức đơn giản và hiệu quả. Vấn đề này cũng cần phải có kinh nghiệm. Nếu không, bạn phải set Calculation Options của Excel sang Manual thay vì Automatic.
Nếu xài 2003: Vào Tools - Options - Calculation .... để chỉnh

Anh cho em hỏi là khi thay thế như sang manual (hướng dẫn) thì có tác dụng gì ạ, em chưa hiểu cho lắm!!!:005::005::005:

VanChau
18-04-2011, 18:29
Công thức đơn giản những vẫn đạt được hiệu quả như anh Adam nói, thường phải có tình huống cụ thể thì sẽ có nhiều cách để đạt được kết quả mình muốn.
Mình ví dụ như muốn lên Bảng cân đối các TK tổng hợp từ NCK (đk lại là TK chi tiết):
- Cách 1: dùng hàm SUMIF(
- Cách 2: dùng hàm SUM (IF(
Các bạn thử xem với 2 công thức trên thì công thức nào sẽ làm file của các bạn nhẹ hơn? thì các tình huống khác cũng tương tự.
Có công thức đi nhanh đến KQ, nhưng sẽ làm file của các bạn nặng, cách khác vòng vèo nhưng sẽ nhẹ hơn...

doipgdls
18-04-2011, 19:40
Anh cho em hỏi là khi thay thế như sang manual (hướng dẫn) thì có tác dụng gì ạ, em chưa hiểu cho lắm!!!:005::005::005:

Đại ý là nếu để chế độ mặc định như bạn bây giờ thì khi thêm dữ liệu hoặc thay dổi dữ liệu thì bảng tính sẽ tự tính toán lại ngay khi có sự thay đổi => bảng tính luôn trong trạng thái tính toán khi bạn nhập dữ liệu. nhưng nếu bạn để ở chế độ manual thì excel sẽ ko tự động làm thao tác này mà phải chờ "lệnh" của bạn (Phím F9 - để tính toán) do vậy khi bạn để chế độ này mặc nhiên bảng tính sẽ chạy nhẹ hơn rất nhiều vì nó chỉ có mỗi nhiệm vụ là ghi thêm dữ liệu mà chẳng phải làm việc hay tính toán gì khác.

thanhdatcoltd
04-08-2011, 15:32
Taotau nói đúng rồi việc lập công thức gọn nhẹ là cách giải quết vấn đề tốt nhất nhưng mình có thêm một cách nữa là:
Bạn chuyển sang dùng office 2007 đi, lưu tên file của bạn dưới dạng Exel Workbook dung lượng file sẽ giảm đáng kể (lưu ý là cách này những máy dùng office 2003 phải dùng phần mềm convert sang định dạng Exel 97-2003 mới mở được)
mình bổ xung thêm ý của Taotau nếu chuyển sang chế độ "Manual" thì file exel sẽ không tính toán các dữ liệu ngay lập tức mà chỉ khi bạn ấn F9 thì file mới bắt đầu thực hiện tính toán, cách này có sẽ nhanh hơn rất nhiều trong khi nhập dữ liệu của những file exel có dung lượng lớn nhưng sẽ hơi mất thời gian một chút cho việc tính toán, tuy nhiên đây cũng là giả pháp rất tốt nếu so sánh về thời gian tiết kiệm.
trong office 2007 bạn làm như sau: vào Exel options / Formulas / trong thẻ calculation options chọn "manual" thay bằng chế độ tự động Automatic
tuỳ vào từng điều kiện khác nhau bạn nên chọn các cách khác nhau nhưng mình còn một ý kiến nữa là: Bạn nên thay một máy tính cấu hình cao hơn hoặc ít ra cũng là một con chíp tốt hơn, cách này rất hiệu quả.
Em thành viên mới có đôi điều tham gia, có động chạm đến bác nào thì xin được bỏ quá!

SA_DQ
05-08-2011, 06:46
Những công thức này hay gây chậm quá trình:

Công thức mảng;

Công thức liên quan đến thời gian (ngày giờ)

Công thức liên quan giữa các trang tính hay liên quan đến workbook khác,

. . . .

Hai vấn đề đầu có thể khắc fục như XuanTham nói: Chuyển sang tính bằng VBA; Khi ấy, lúc nào cần tính ta {ẺN} 1 cái là xong

Sẽ có nhiều người như mình giúp bạn, nếu bạn gời file lên GiaiPhapExcel.Com

Thân ái!

ThaoTom
14-08-2011, 20:07
Ngoài các phương pháp trên, bạn thử nghiên cứu cái phând mềm File minimizer Office xem sao? Google nhé!

huancao662
08-09-2011, 14:13
Ngoài các phương pháp trên, bạn thử nghiên cứu cái phând mềm File minimizer Office xem sao? Google nhé!

Tks bác, để em kiếm phần mềm này về xem sao, có bảng tính nhiều công thức và nhiều bản ghi quá làm máy chạy chậm, ì ạch vô cùng mặc dù đã chuyển chế độ Formula calculation sang manual

hiendinh1402
09-10-2012, 21:07
em bị lỗi "too many different cell formats", google nhiều mà vẫn chưa có hiệu quả. hic :((

Kaspersky
09-10-2012, 21:11
em bị lỗi "too many different cell formats", google nhiều mà vẫn chưa có hiệu quả. hic :((

Bạn hiểu ý nó chứ: Quá nhiều định dạng khác nhau" Bạn thử làm ngược lại xem. Bỏ bớt mấy định dạng khác nhau đó đi xem.

hiendinh1402
09-10-2012, 21:41
Bớt như thế nào vậy bác? Thao tác gì nó cũng hiện dòng ấy

QDuc
10-10-2012, 04:54
Bớt như thế nào vậy bác? . . .

Bạn lưu í các vấn đề về định dạng như sau:

(*) Thay vì định dạng canh giữa (Canh fải) nguyên cột thì ta chỉ nên định dạng canh giữa (hay fài) vùng chứa dữ liệu trong cột thôi; Chuyện này ít gặp theo dòng, nhưng cũng có thể mắc fải khi định dạng dòng tiêu đề của các cột;

(*) Tương tự định dạng về kiểu dự liệu về số, ngày tháng,. . .
Nói chung là không nên thoải mái bấm chuột định dạng hay tô màu nguyên dòng hay nguyên cột;

Càng fải chú í khi định dạng áp dụnh kiểu "Custom"

(Có nghĩa là nên để mặc định của excel, nếu chưa cần fải định dạng theo í mình bất kỳ ô nào đó.)

(*) . . . .