Nhập số dư đầu kỳ
Chỉ phải nhập số dư đầu kỳ cho kỳ đầu tiên, là kỳ bắt đầu sử dụng phần mềm. Số dư đầu kỳ của các kỳ tiếp theo do phần mềm tự động xác định, và chỉ được xem mà không được sửa trực tiếp. Người dùng cần chuẩn bị số dư ban đầu các tài khoản, là số dư cuối của kỳ cuối cùng để chuyển vào phần mềm. Tốt nhất là nên có Bảng cân đối tài khoản chi tiết (hiển thị tất cả các tài khoản chi tiết) và các Bảng tổng hợp chi tiết các đối tượng của tài khoản của các tài khoản có chi tiết như: công nợ khách hàng, hàng tồn kho, tiền gửi ngân hàng, tiền vay,…

Trình tự chung khi nhập số dư
- Vào menu Nghiệp vụ > Số dư đầu kỳ các tài khoản.
- Tại màn hình Số dư đầu kỳ các tài khoản, mở ô Chọn kỳ và chọn kỳ đầu tiên trong danh sách, đây chính là kỳ bắt đầu sử dụng phần mềm theo khai báo ban đầu.
- Lần lượt nhập số dư các tài khoản. Lưu ý:
o Chỉ cần nhập số dư các tài khoản chi tiết (tài khoản con), số dư tài khoản tổng hợp (tài khoản cha) sẽ do phần mềm tự động tính.
o Các tài khoản có chi tiết theo đối tượng, thì số dư sẽ hiển thị in đậm.
o Số dư tài khoản khi nhập đúng và đủ sẽ có màu đen. Số dư có màu đỏ là số dư nhập chưa đúng, hoặc chưa đủ số dư chi tiết.

Nhập số dư chi tiết của các tài khoản có số dư chi tiết theo đối tượng
- Khi nhập số dư các tài khoản có đối tượng thì số dư tài khoản hiển thị in đậm và có màu đỏ. Dấu hiệu này cho biết số dư tài khoản và số dư chi tiết theo các đối tượng chưa bằng nhau do chưa nhập số dư chi tiết theo các đối tượng (số dư tài khoản phải bằng tổng số dư chi tiết theo các đối tượng).
- Để nhập số dư chi tiết, thì cần nhấn đôi chuột vào dòng số dư tài khoản hoặc chọn dòng tài khoản và nhấn nút Chi tiết. - Tùy theo nội dung hạch toán của tài khoản, cửa sổ nhập chi tiết hiện ra khác nhau:

1. Tài khoản loại 1. Không đối tượng, không ngoại tệ. Tài khoản loại này không cần nhập số dư chi tiết. Tiêu biểu là tài khoản 1111, 1331, 333, …

2. Tài khoản loại 3. Có đối tượng, không ngoại tệ. Tài khoản loại này có chi tiết theo đối tượng, nhưng không chi tiết theo ngoại tệ và số lượng. Tiêu biểu là các tài khoản 1121, 141, 142, 154, 211, 214, 242, …

Nhập số dư chi tiết các tài khoản loại 3: Nhấn Thêm để thêm dòng mới cho từng đối tượng và nhập vào số dư chi tiết theo đối tượng. Các đối tượng sẽ được chọn từ danh mục tương ứng với tài khoản, có thể là các tài khoản tiền gửi ngân hàng, nhân viên tạm ứng, các thẻ CCDC, thẻ Chi phí trả trước, các Thẻ Tài sản cố định, …

3. Tài khoản loại 4. Có đối tượng, có ngoại tệ. Tài khoản loại này có theo dõi chi tiết theo đối tượng và theo ngoại tệ. Tiêu biểu là tài khoản tiền gửi ngoại tệ 1122, các tài khoản công nợ 131, 331 và các tài khoản tiền vay 311,315, 341,…

Nhập số dư chi tiết các tài khoản loại 4: Cần chuẩn bị số dư và phân loại theo từng loại ngoại tệ (Ví dụ với TK131 thì cần lọc riêng các bảng kê công nợ khách hàng theo đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán và theo ngoại tệ). Số dư được nhập lần lượt theo từng loại tiền, từng đối tượng chi tiết như sau: - Ở lưới phía trên: Nhấn Thêm để thêm dòng mới cho từng loại tiền và nhập vào số dư gộp của các đối tượng theo từng loại tiền. Nếu tài khoản có số dư 2 bên, thì nhập số dư cả 2 bên Nợ và Có. - Ở lưới phía dưới, nhấn nút Thêm để thêm dòng mới cho từng đối tượng và nhập vào số dư, chi tiết theo đối tượng đó theo loại tiền đã chọn ở trên. - Số dư nhập vào gồm số nguyên tệ là các cột Nợ/Có và số quy đổi là các cột Nợ(VND)/Có(VND). Tỷ giá sẽ do phần mềm tự tính bằng Số quy đổi/Số nguyên tệ. (Trường hợp số dư theo tiền VND thì số nguyên tệ và số quy đổi bằng nhau).

Ví dụ: công nợ USD của khách hàng có 2 khoản khách hàng trả trước là:
a) ANX Food Star Corp nợ 10.000 USD, quy đổi 169.500.000 đồng.
b) Maxi mart nợ 2.000 USD, quy đổi 31.784.000 đồng.
Thì nhập vào tổng dư bên có là 12.000 USD, quy đổi 201.284.000 đồng.

4. Tài khoản loại 6. Có đối tượng, có số lượng. Là các tài khoản hàng tồn kho 152, 153, 155, 156, 157,… Số dư chi tiết hàng tồn kho được nhập theo từng tài khoản hàng tồn kho.

Nhập số dư chi tiết tài khoản hàng tồn kho: Số dư hàng tồn kho được nhập lần lượt cho từng mã hàng như sau: - Ở lưới phía trên, nhấn nút Thêm để thêm dòng mới cho mã hàng và nhập vào số tiền tồn của mã hàng này. - Ở lưới phía dưới, nhấn nút Thêm để thêm dòng cho từng kho và nhập vào số lượng và số tiền tồn của mã hàng này theo kho tương ứng. Trường hợp không theo dõi nhiều kho, thì vẫn phải thêm 1 dòng với 1 kho chung, và nhập vào kho này số lượng và giá trị tồn

Các bạn có thể tham khảo thêm tài liệu HDSD phần mềm kế toán 1A tại đây.

Xem thêm các bài viết mới nhất trong cùng chuyên mục này: