Cách lưu trữ hồ sơ thanh toán xây dựng hợp lý, logic

[cuesta]

Chào cả nhà,

Như các bác đã biết, phòng kế toán thường là sẽ chịu trách nhiệm cuối cùng để giải trình các hồ sơ, thủ tục thanh toán với các đoàn kiểm tra, kiểm toán,v.v. Do đó, phòng kế toán thường được yêu cầu lưu trữ tất cả các thanh toán (bản gốc) và các tài liệu đính kèm (bản gốc) cúa từng công trình bao gồm: hồ sơ thanh toán, hồ sơ chất lượng, công văn giải trình có liên quan,... Việc lưu trữ này tốn rất nhiều công sức và thời gian quản lý. Trong đó, có 1 số phần chuyên môn về xây dựng, lĩnh vực kế toán không nắm vững hết được nhưng phải làm nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ.

Việc này gây ra khó khăn trong việc giải trình với các đoàn kiểm tra sau này, vì thường các phòng khi đã bàn giao xong hồ sơ cho phòng kế toán thì xem như hết trách nhiệm, không chủ động trong việc giải trình sau này.

Các bác nào có kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ cũng như cách phối hợp sao cho hiệu quả thì chia sẽ bài học kinh nghiệm với nhé

Chân thành cảm ơn

 

[duyvinh]

Ðề: Cách lưu trữ hồ sơ thanh toán xây dựng hợp lý, logic

Hầu hết các DN đều lưu trữ hồ sơ theo trình tự loại chứng từ, ngày chứng từ, tháng, năm. Tuy nhiên đối với các đơn vị xây lắp nói chung và các dự án đầu tư nói riêng nên lưu theo trình tự như sau:
- Dự án, loại chứng từ, ngày chứng từ, tháng chứng từ, năm phát sinh.
Sở dĩ như vậy vì: Mỗi dự án sẽ kiểm toán, kiểm tra, quyết toán riêng. Đối với loại chứng từ phát sinh chung thì ưu tiên lưu tại dự án lớn nhất, chính hoặc lưu tập có tên: Chứng từ Chung. Nên xếp chứng từ trong năm thực hiện thành khu riêng, có in các tit rõ ràng Dự án, công trình...từ số đến số để dễ tìm, cuối năm thu gọn lại.

 

[justgoby]

Ðề: Cách lưu trữ hồ sơ thanh toán xây dựng hợp lý, logic

Theo mình hiểu thì đây là lưu giữ hồ sơ thanh toán chứ không phải là chứng từ kế toán. Nếu có thể được thì bạn tham khảo các lại hồ sơ sau theo thứ trình tự phát sinh:
Trường hợp bạn là nhà thầu xây lắp nhé:
I. Hồ sơ từ khi mời thầu xây lắp đến khi ký Hợp đồng kinh tế:
1. Thông báo mời thầu xây lắp hoặc Thư mời chỉ định thầu xây lắp
2. Hồ sơ mời thầu hoặc Hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu xây lắp
Hồ sơ đối với chỉ định thầu gồm các nội dung sau:
Phần thứ nhất. Chỉ dẫn đối với nhà thầu
Chương I. Yêu cầu về chỉ định thầu
Chương II. Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ đề xuất
Chương III. Biểu mẫu
Chương IV. Giới thiệu dự án và gói thầu
Chương V. Bảng tiên lượng
Chương VI. Yêu cầu về tiến độ thực hiện
Chương VII. Yêu cầu về mặt kỹ thuật
Chương VIII. Các bản vẽ
Phần thứ hai. Yêu cầu về hợp đồng
Chương IX. Điều kiện của hợp đồng
Chương X. Mẫu hợp đồng
3. Bảo lãnh dự thầu (Trong trường hợp đấu thầu)
4. Hồ sơ dự thầu hoặc Hồ sơ đề xuất (đối với chỉ định thầu)
5. Thông báo trúng thầu hoặc Quyết định chỉ định thầu
6. Hợp đồng kinh tế (Bao gồm cả Biên bản thương thảo Hợp đồng - nếu có);
7. Bảo lãnh thực hiện hợp đồng và bảo lãnh hoàn trả tạm ứng

II. Hồ sơ thanh toán (bao gồm cả tạm ứng)
1. Tạm ứng:
Giấy đề nghị tạm ứng (kèm Bảo lãnh thực hiện hợp đồng, Bảo lãnh hoàn trả tạm ứng và bản sao HĐKT)
2. Thanh toán Khối lượng hoàn thành:
2.1. Biên bản nghiệm thu nội bộ công việc xây dựng;
2.2. Biên bản nghiệm thu nội bộ hoàn thành giai đoạn thi công xây dựng (có kèm bảng kê khối lượng hoàn thành);
2.3. Phiếu yêu cầu nghiệm thu;
2.4. Biên bản nghiệm thu công việc xây dựng;
2.5. Biên bản nghiệm thu hoàn thành giai đoạn thi công xây dựng (có kèm bảng kê khối lượng hoàn thành);
2.6. Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình đưa vào sử dụng;
2.7. Bảng tổng hợp khối lượng thi công hoàn thành (kèm theo biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình đưa vào sử dụng ngày … tháng … năm … ; có xác nhận của chủ đầu tư, tư vấn giám sát, đơn vị thi công).
2.8. Nhật ký thi công: ghi chép toàn bộ các công việc thực hiện và phải có xác nhận của các bên tham gia
2.9. Các bản vẽ hoàn công:
Nếu như thi công đúng với thiết kế thì sử dụng lại bản vẽ thiết kế ban đầu do đơn vị tư vấn thiết kế lập và đã được cơ quan có thẩm quyền kiểm tra; trường hợp nếu thi công không đúng với hồ sơ thiết kế thì phải vẽ theo thực tế thi công;
Bản vẽ hoàn công phải được đơn vị thi công, chủ đầu tư, tư vấn giám sát ký tên đóng dấu.

III. Khi lập hồ sơ thanh toán KLHT, ngoài các hồ sơ trên lập bộ hồ sơ sau và đóng thành tập riêng:
1. Đề nghị thanh toán của nhà thầu
2. Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo HĐ đề nghị thanh toán (phụ lục 03a):
3. Bảng tổng hợp giá trị quyết toán (nếu thanh toán nhiều lần)
4. Bảo lãnh bảo hành (nếu có)
5. Hóa đơn GTGT

 

[cuesta]

Ðề: Cách lưu trữ hồ sơ thanh toán xây dựng hợp lý, logic

Theo mình hiểu thì đây là lưu giữ hồ sơ thanh toán chứ không phải là chứng từ kế toán. Nếu có thể được thì bạn tham khảo các lại hồ sơ sau theo thứ trình tự phát sinh:
Trường hợp bạn là nhà thầu xây lắp nhé:
I. Hồ sơ từ khi mời thầu xây lắp đến khi ký Hợp đồng kinh tế:
1. Thông báo mời thầu xây lắp hoặc Thư mời chỉ định thầu xây lắp
2. Hồ sơ mời thầu hoặc Hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu xây lắp
Hồ sơ đối với chỉ định thầu gồm các nội dung sau:
Phần thứ nhất. Chỉ dẫn đối với nhà thầu
Chương I. Yêu cầu về chỉ định thầu
Chương II. Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ đề xuất
Chương III. Biểu mẫu
Chương IV. Giới thiệu dự án và gói thầu
Chương V. Bảng tiên lượng
Chương VI. Yêu cầu về tiến độ thực hiện
Chương VII. Yêu cầu về mặt kỹ thuật
Chương VIII. Các bản vẽ
Phần thứ hai. Yêu cầu về hợp đồng
Chương IX. Điều kiện của hợp đồng
Chương X. Mẫu hợp đồng
3. Bảo lãnh dự thầu (Trong trường hợp đấu thầu)
4. Hồ sơ dự thầu hoặc Hồ sơ đề xuất (đối với chỉ định thầu)
5. Thông báo trúng thầu hoặc Quyết định chỉ định thầu
6. Hợp đồng kinh tế (Bao gồm cả Biên bản thương thảo Hợp đồng - nếu có);
7. Bảo lãnh thực hiện hợp đồng và bảo lãnh hoàn trả tạm ứng

II. Hồ sơ thanh toán (bao gồm cả tạm ứng)
1. Tạm ứng:
Giấy đề nghị tạm ứng (kèm Bảo lãnh thực hiện hợp đồng, Bảo lãnh hoàn trả tạm ứng và bản sao HĐKT)
2. Thanh toán Khối lượng hoàn thành:
2.1. Biên bản nghiệm thu nội bộ công việc xây dựng;
2.2. Biên bản nghiệm thu nội bộ hoàn thành giai đoạn thi công xây dựng (có kèm bảng kê khối lượng hoàn thành);
2.3. Phiếu yêu cầu nghiệm thu;
2.4. Biên bản nghiệm thu công việc xây dựng;
2.5. Biên bản nghiệm thu hoàn thành giai đoạn thi công xây dựng (có kèm bảng kê khối lượng hoàn thành);
2.6. Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình đưa vào sử dụng;
2.7. Bảng tổng hợp khối lượng thi công hoàn thành (kèm theo biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình đưa vào sử dụng ngày … tháng … năm … ; có xác nhận của chủ đầu tư, tư vấn giám sát, đơn vị thi công).
2.8. Nhật ký thi công: ghi chép toàn bộ các công việc thực hiện và phải có xác nhận của các bên tham gia
2.9. Các bản vẽ hoàn công:
Nếu như thi công đúng với thiết kế thì sử dụng lại bản vẽ thiết kế ban đầu do đơn vị tư vấn thiết kế lập và đã được cơ quan có thẩm quyền kiểm tra; trường hợp nếu thi công không đúng với hồ sơ thiết kế thì phải vẽ theo thực tế thi công;
Bản vẽ hoàn công phải được đơn vị thi công, chủ đầu tư, tư vấn giám sát ký tên đóng dấu.

III. Khi lập hồ sơ thanh toán KLHT, ngoài các hồ sơ trên lập bộ hồ sơ sau và đóng thành tập riêng:
1. Đề nghị thanh toán của nhà thầu
2. Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo HĐ đề nghị thanh toán (phụ lục 03a):
3. Bảng tổng hợp giá trị quyết toán (nếu thanh toán nhiều lần)
4. Bảo lãnh bảo hành (nếu có)
5. Hóa đơn GTGT

----
Cám ơn bạn. Trường hợp mình là chủ đầu tư thì sẽ lưu hồ sơ thế nào?