Mất hóa đơn thu cước điện thoại, xử lý như thế nào? (3985/TCT-DNL ngày 9/11/2012)

[Kế Toán Già Gân]

Công văn số 3985/TCT-DNL ngày 9/11/2012 của Tổng cục Thuế Về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn dịch vụ viễn thông cước trả sau

Văn bản này hướng dẫn VNPT và khách hàng lập biên bản và trích lập bảng kê chi tiết hóa đơn có liên 2 bị mất trong trường hợp khách hàng làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn thu cước trả sau

Theo đó, trường hợp doanh nghiệp làm mất hóa đơn thu cước điện thoại (trả sau) của VNPT thì có thể đề nghị VNPT lập Biên bản ghi nhận sự việc, sau đó VNPT sẽ làm một Bản trích lập chi tiết hóa đơn có liên 2 bị mất theo hướng dẫn tại Công văn số 3909/TCT-DNL ngày 30/11/2011 để giao cho doanh nghiệp dùng làm chứng từ kê khai thuế

Nội dung đầy đủ chi tiết của công văn số 3985/TCT-DNL ngày 9/11/2012 như sau:

Kính gửi:

- Cục thuế TP. Hà Nội;
- Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.​

Trả lời công văn số 22269/CT-QLAC ngày 27 tháng 08 năm 2012 của Cục thuế TP.Hà Nội báo cáo Tổng cục Thuế về việc xử lý trường hợp khách hàng của Tập đoàn VNPT làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn dịch vụ viễn thông cước trả sau, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

Tại Khoản 2, Điều 22, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính quy định:

“Điều 22. Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn

…

2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.”

Tổng cục Thuế có công văn số 3909/TCT-DNL ngày 31/10/2011 hướng dẫn Tập đoàn bưu chính viễn thông được thay thế liên 1 hóa đơn bằng bảng kê chi tiết số hóa đơn thực tế đã lập đối với hóa đơn dịch vụ viễn thông cước trả sau.

Căn cứ các quy định và hướng dẫn nêu trên, trường hợp khách hàng của VNPT bị mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn dịch vụ viễn thông cước trả sau bản gốc đã lập thì đơn vị cung cấp dịch vụ của VNPT và khách hàng sử dụng dịch vụ lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ hóa đơn đã lập và giao cho khách hàng, đơn vị cung cấp dịch vụ của VNPT kê khai, nộp thuế tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và đơn vị cung cấp dịch vụ của VNPT trích lập chi tiết hóa đơn có liên 2 bị mất, cháy, hỏng từ Bảng kê chi tiết số hóa đơn thực tế đã lập của số hóa đơn đó với đầy đủ các tiêu thức trên Bảng kê theo hướng dẫn tại công văn số 3909/TCT-DNL, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên Bản trích lập chi tiết hóa đơn có liên 2 bị mất để giao cho khách hàng. Khách hàng được sử dụng Bản trích lập chi tiết hóa đơn có liên 2 bị mất kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Đơn vị cung cấp dịch vụ của VNPT và khách hàng mất liên 2 hóa đơn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Hóa đơn mất, cháy, hỏng phải được báo cáo với cơ quan thuế theo quy định.

Bên mua làm mất hóa đơn liên 2 bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định tại khoản 1, Điều 34 Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Thủ tướng chính phủ.

Tổng cục Thuế trả lời để Cục thuế TP. Hà Nội và Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam biết và thực hiện./.

KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG
PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG




Cao Anh Tuấn​

Nơi nhận:
- Như trên;
- Các Vụ: CS, KK, PC;
- Lưu: VT, DNL (2b).

Công văn 3909/TCT-DNL ngày 31 tháng 10 năm 2011 thực hiện quy định về hóa đơn do Tổng cục Thuế ban hành

Kính gửi:

- Cục thuế thành phố Hà Nội;
- Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT).​

Tổng cục thuế nhận được công văn số 18117/CT-QLAC ngày 18/07/2011 của Cục thuế TP. Hà Nội báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của Tổng cục Thuế về đề xuất liên quan đến thực hiện hóa đơn theo quy định Thông tư số 153/2010/TT-BTC nêu tại công văn số 2469/VNPT-TCKT ngày 20/06/2011 của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông (VNPT). Về vấn đề này, sau khi báo cáo, được sự đồng ý của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

Tại khoản 7, Điều 4, Luật kế toán quy định:

“7. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.”

Tại điều 18, Luật Kế toán quy định:

“Điều 18. Chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 17 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.”

Tại điều 21, Luật giao dịch điện tử quy định:

“Điều 21. Chữ ký điện tử

1. Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chỗ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

2. Chữ ký điện tử được xem là bảo đảm an toàn nếu chữ ký điện tử đó đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật này.

3. Chữ ký điện tử có thể được chứng thực bởi một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử.”

Căn cứ các quy định trên, công văn số 5019/TCT-CS ngày 10/12/2010 về việc thực hiện Thông tư số 153/2010/TT-BTC thì đối với hóa đơn dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin cước trả sau, Tập đoàn Bưu chính viễn thông được thay thế liên 1 hóa đơn bằng bảng kê chi tiết số hóa đơn thực tế đã lập. Chi tiết mỗi số hóa đơn đã lập liên giao khách hàng được thể hiện trên một dòng của Bảng kê với đầy đủ các tiêu thức như: Tên, địa chỉ khách hàng; Mã khách hàng; Mã số thuế (đối với khách hàng có mã số thuế); Số hóa đơn; Ngày lập hóa đơn; Tiền dịch vụ chưa có thuế GTGT; Thuế GTGT; Tổng cộng tiền thanh toán (đã có thuế GTGT). Trên bảng kê phải có các tiêu thức: Tên đơn vị lập hóa đơn; Mã số thuế; Kỳ tính tiền cước dịch vụ; Ngày, tháng, năm lập bảng kê; Cộng số lượng hóa đơn trên một bảng kê.

Bảng kê nêu trên được lập hàng tháng, được in ra giấy để lưu trữ bảo quản hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong). Việc bảo quản, lưu trữ bảng kê thực hiện theo quy định hiện hành về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Nếu lưu trữ bằng giấy thì bảng kê phải có đầy đủ tên, chữ ký người lập bảng kê; tên, chữ ký thủ trưởng đơn vị, dấu đơn vị. Nếu lưu trữ bằng phương tiện điện tử thì bảng kê phải có chữ ký điện tử của đơn vị và nội dung bảng kê phải đảm bảo có thể truy cập, kết xuất và in ra giấy khi cần tham chiếu.

Tập đoàn VNPT chịu trách nhiệm pháp lý về tính chính xác của các nội dung trên bảng kê và lưu trữ thông tin trên bảng kê như hóa đơn.

Tổng cục Thuế trả lời để Cục thuế TP. Hà Nội và Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam biết và thực hiện./.

KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG
PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG




Cao Anh Tuấn​

Nơi nhận:
- Như trên;
- Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Các Vụ: CS, KK, PC - 2b(TCT);
- Website Tổng cục Thuế;
- Lưu: VT, DNL(3b).