Cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán một cách khoa học
Sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán đối với một kế toán rất quan trọng nhất là tình hình hiện nay có những công ty đến 5 năm còn chưa quyết toán xong và các kế toán không làm liên tục trong một thời gian dài trong một công ty, thì những người kế nhiệm rất khó khăn trong việc tìm kiếm chứng từ kế toán cũ nếu như việc sắp xếp không có khoa học. Tùy vào số lượng hóa đơn chứng từ cũng như tình hình thực tế quy mô của từng công ty mà kế toán sẽ có những cách sắp xếp lưu trữ hệ thống chứng từ kế toán. Công ty kế toán hà nội xin chia sẻ cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán một cách khoa học, hợp lý để dễ dàng tìm kiếm khi cần dùng.
1. Công tác sắp xếp chứng từ gốc
- Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu tư tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính , các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào + đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế, Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán,...có đầy đủ chữ ký theo chức danh. Hóa đơn mua vào phải có phiếu chi , hóa đơn bán ra phải có phiếu thu , nếu thanh toán qua ngân hàng thì phải có bảng sao kê của ngân hàng
- Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ
- Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT, XNK, Môn Bài, TTDB, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo thuế TNDN tạm nộp hàng quý...
- Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm.
- Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo
Hóa đơn bán ra phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho , kẹp theo hợp đồng và Biên bản nghiệm thu, thanh lý nếu có. Trường hợp này chỉ áp dụng khi bán hàng thu được tiền mặt với điều kiện hóa đơn VAT < 20.000.000đ vì theo quy định hóa đơn > 20.000.000đ phải thanh toán qua ngân hàng nếu không thanh toán qua ngân hàng thì phần thuế GTGT đó của bên mua sẽ không được khấu trừ Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.
Nếu phát sinh trên 20 triệu:
• Với công ty xây dựng: phải làm hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng, biên bản nghiệm thu , biên bản thanh lý hợp đồng, giấy đề nghị thanh toán, chuyển khoản; hóa đơn gtgt bán ra
• Công ty thương mại, dịch vụ: Hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng, hóa đơn tài chính
Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có. ,...
Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.
- Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.
Nếu hóa đơn lớn hơn 20.000.000đ là hóa đơn bán hàng thông thường thì không cần phải chuyển khoản, chỉ cần làm hợp đồng và thanh lý hợp đồng là đủ điều kiện hợp thức hóa rồi
2. Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
- Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý
- Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm
Mời bạn đọc tiếp tại đây
