Kính gửi :
Công ty ABC Địa chỉ :
của Công ty ABC THƯ XÁC NHẬN
Kính thưa Quý vị,
Hiện nay, ...(mục đích cần xác nhận công nợ) tại thời điểm ...tháng ...năm 2008 của chúng tôi. Báo cáo của chúng tôi đã phản ánh số tiền mà chúng tôi phải thu từ/trả cho Quý vị tại thời điểm ngày 30 tháng 6 năm 2008 như sau:
Số tiền Quý vị còn nợ chúng tôi/chúng tôi còn phải trả Quý vị: xxx.xxx.xxx VND
Nhằm mục đích phục vụ cho ......, xin Quý vị vui lòng ký xác nhận tính chính xác của số liệu nêu trên vào phần cuối của trang này và gửi lá thư này trực tiếp (trước tiên bằng fax) đến ...(nơi nhận nếu ngoài công ty) ....của chúng tôi trước ngày 31 tháng 7 năm 2008 theo địa chỉ sau:
......................
....................
Thư này chỉ dùng cho mục đích xác nhận số dư mà không dùng cho bất kỳ mục đích nào khác và mọi thông tin đều được đảm bảo bí mật.
Nếu Quý vị không đồng ý với số dư nêu trên, xin vui lòng thông báo trực tiếp cho ........(nơi nhận nếu ngoài công ty) .... đầy đủ chi tiết về khoản chênh lệch so với số dư đã nêu trong thư này.
Trân trọng kính chào,
(ký và đóng dấu tại đây)
________________________
Họ và tên : Người ký
Chức vụ : Người ký
_________________________________________________________________________
Phần xác nhận của: Công ty ABC
Xác nhận số dư trên là đúng Không đúng
_________________________
Họ và tên :
Chức vụ : Ngày tháng năm 2008