Quản lý xăng dầu xe ôtô

[longgianghnvn]

Xin các bạn cùng trao đổi về vấn đề này.
Hiện cơn quan tôi thanh toán tiền xăng xe căn cứ vào những chứng từ sau:
- Lệnh điều xe
- Bảng kê nhật trình xe
- Hoá đơn xăng, dầu, lệ phí cầu đường
Căn cứ những chứng từ này, kế toán đối chiếu với Sổ nhật trình xe do lái xe ghi chép, với chỉ số công tơ mét trên xe ôtô. Căn cứ số km thực tế sử dụng tính toán tiền xăng dầu theo định mức thống nhất trong quy chế chi tiêu nội bộ.
Nhưng vấn đề ở đây là chưa xác định được số km thực tế sử dụng vì lái xe có thể đưa xe ra gara để tua đồng hồ và ra cây xăng mua hoá đơn cho phù hợp. Trước đây tôi có kiến nghị khi xe về cơ quan thì trưởng đoàn công tác có trách nhiệm ký xác nhận số km theo chỉ số trên đồng hồ, nhưng việc đó chẳng đơn giản khi người sử dụng xe là sếp và chẳng ai dám bảo sếp ký xác nhận việc đó. Thế là lái xe muốn ghi thế nào thì ghi.
Các thành viên trong diễn đàn này có biện pháp nào quản lý tốt hơn xin cho ý kiến để tôi học tập!

 

[tookblack]

Bạn longianghnvn ạ, trong tất cả các thành phần trong cơ quan, thì lái xe được mọi người xếp vào đối tượng "green banana" nhất!
Việc trưởng Đoàn xác nhận vào số KM thực tế là điều cần thiết và các đơn vị trực thuộc cơ quan tôi cũng đang làm và thực hiện kiểm soát theo cơ chế ấy.
Vấn đề quan trọng là phải quy định vào Quy chế chi tiêu nội bộ: một trong những chứng từ để lái xe thanh toán là phải có Sổ nhật trình xe có chữ kỹ xác nhận của các Trưởng Đoàn. Như vậy, lái xe phải có trách nhiệm đi xin chữ ký, kế toán chỉ việc kiểm soát và chi thôi.
Nếu Quy chế không quy định thì kế toán cũng chẳng bắt họ làm theo được, mặc dù yêu cầu của mình là khoa học và hợp lý.

 

[longgianghnvn]

Không đưa được vào QCCTNB mới đau chứ, xây dựng vào bị gạch ngay vì mỗi lý do "Ai lại để sếp ký vào mấy cái lặt vặt ấy". Sướng mỗi ông "green banana" như tookblak nói!

 

[PHIHUNGVN]

Tổ chức giao khoán xăng xe, công tác phí cho từng bộ phận.
( nói cái này thì đơn giản mà mình phải triển khai mất 2 năm mới ổn nếu cần cụ thể trao đổi thêm)

 

[hoanghuytu]

Trước hết, tôi hoàn toàn hiểu và thông cảm với bạn longgianghnvn. Cũng rất đau đầu về vấn đề này.
Thứ nhất, về vấn đề lãnh đạo đi cùng ký xác nhận sau mỗi chuyến đi, khi làm quy chế chi tiêu nội bộ tôi cũng đã cho vào rồi, nhưng nào có ai chịu ký xác nhận, sếp mà.
Thứ 2: Việc tự ghi số km vào là hoàn toàn có thật, nhưng khó cái là lấy bằng chứng đâu mà bắt họ ?
Thứ 3: Họ đi cùng sếp về, nếu có xin đâu đó được cái hóa đơn GTGT thì nói là Sếp ăn, mình cũng đành chịu, chẳng lẽ lại lên hỏi lãnh đạo ?
Thứ 4: Mình mà bắt chặt quá thì họ đi cùng sếp, thi thoảng bơm cho câu thì cũng khá mệt.

 

[hoanghuytu]

Bàn về vấn đề khoán xăng xe. Phải chăng khoán xăng xe cho từng sếp ?
Như vậy thì ví dụ mỗi tháng khoán tiền xăng xe cho mỗi sếp là 3.000.000 VNĐ. Tức là ai đi nhiều thì mất nhiều tiền, và ngược lại. Vậy là cứ sau mỗi chuyến đi, lái xe lại vác hóa đơn lên đòi sếp thanh toán ? Hic, có lẽ lái xe không thực hiện được.
Hơn nữa, cơ quan tôi có vài cái xe, cái thì ăn 15 lít/100 km; cái thì 18l/100km; ... Nếu vậy thì sếp nào cũng "đòi" điều loại xe ăn ít xăng hơn, còn xe ăn xăng như uống nước thì nằm đắp chiếu. Khó quá. Chắc người điều xe không làm nổi.

 

[thanhvunt]

Thứ 4: Mình mà bắt chặt quá thì họ đi cùng sếp, thi thoảng bơm cho câu thì cũng khá mệt.

Điều sợ nhất mà cũng là thật nhất. Tài xế và sếp thường phải đi chung, ăn chung, ngủ ... riêng nên nhiều khoản chi sếp bảo tài xế đứng ra làm giấy thanh toán rồi sếp duyệt tất. Biết đâu mà lần, kế toán xử không khéo lại bị trù úm chứ chẳng chơi :044:

 

[hoanghuytu]

Điều quan trọng là "Ai cũng có điểm yếu cả". Tuy vậy, có member nào có cách hay không ? Post lên cho mọi người cùng tham khảo.

 

[quynhtv]

Đơn vị mình cũng gần như của Longgianghnvn.Kiểm toán đã nhắc nhở phải xây định mức. Nói chung vấn đề này khá phức tạp, nhưng vẫn phải làm thôi để quản lý chặt chẽ hơn. Bọn mình đang xây và sẽ đưa vào quy chế chi tiêu nội bộ. Các bạn cùng đóng góp để mình xây cho tốt nhé.
- Định mức xăng:18lít/100km( xe 4 chỗ mazda 626 đã qua gần 10 năm sử dụng)
- 4 lần/tháng rửa xe, hút bụi.
- 3.000km thay 1 hộp dầu.
Khi bắt đầu thực hiện sẽ chốt số công tơ mét(có ký xác nhận).1 tháng/lần lái xe phải thanh toán vào cuối tháng. Trước khi thanh toán: Lái xe, bộ phận hành chính cùng kế toán thanh toán sẽ ghi lại số km thực tế trên đồng hồ xe. Khi thanh toán, kế toán sẽ căn cứ vào tổng số km trên lệnh điều xe ứng với số xăng được giao định mức cùng với hoá đơn xăng. Không biết như vậy đã ổn chưa? Các bạn có biện pháp nào tốt hơn không xin cùng trao đổi để mình sớm ban hành

 

[tookblack]

quynhtv ơi, các bác lái xe sẽ chỉnh lại đồng hồ km đấy bạn ạ.
Nói chung là muốn chặt cũng khó. QUan trọng là gắn trách nhiệm của cá nhân nào đó với vấn đề này. Do vậy giải pháp Trưởng đoàn ký xác nhận là tốt nhất. (Giải pháp khoán của bác admin tốt hơn, nhưng khó làm).

 

[quynhtv]

tookblack ơi!
Ở lệnh điều xe của cơ quan mình thì kể cả giám đốc hay bất kỳ ai sử dụng xe cũng ký vào. Nhưng số km đi thì lái xe tự đề. Nói thật làm sao mà chuẩn xác 100% được. Ai trả biết cũng phải để anh tài thở 1 tý chứ. Nhưng cái quan trọng phải có quy định rõ ràng. Tookblack thấy mình xây như vậy có ổn không, có cần kế toán hàng tháng phải cùng chốt số công tơ mét không?

 

[tookblack]

Đương nhiên Lênh điều xe vẫn phải ký, lái xe vẫn phải thở..........
Nhưng các bác ấy thở mạnh quá là kế toán "toi" đấy bạn ạ.

Nếu đơn vị bạn tự chủ theo NĐ43 thì lập phương án khoán cho nhanh.
Nhưng nếu là cơ quan hành chính thì cũng phải có phương án khoán, nhưng khó lắm.

 

[quynhtv]

Nhất trí với tooblack là không thể để anh tài " thở nhiều quá". Nhưng bạn có thể nói cụ thể khoán như thế nào giúp mình? Ví dụ:
- Khóan định mức như mình định xây 18l/100km thì vẫn phải có hoá đơn xăng kèm theo hay đã khoán thì không cần phải HĐ. Và mình vẫn lúng túng trong cách xử lý chốt số cây rồi quy từ tổng số km trên lệnh điều xe + HĐ xăng để chi tiền. Bạn có thể giúp mình cụ thể hơn không?

 

[longgianghnvn]

Nhất trí với tooblack là không thể để anh tài " thở nhiều quá". Nhưng bạn có thể nói cụ thể khoán như thế nào giúp mình? Ví dụ:
- Khóan định mức như mình định xây 18l/100km thì vẫn phải có hoá đơn xăng kèm theo hay đã khoán thì không cần phải HĐ. Và mình vẫn lúng túng trong cách xử lý chốt số cây rồi quy từ tổng số km trên lệnh điều xe + HĐ xăng để chi tiền. Bạn có thể giúp mình cụ thể hơn không?

Vấn đề quynhtv trao đổi với anh em được hiểu là đơn vị bạn vẫn chưa có phương án thực hiện hình thức khoán xăng xe đi công tác. Mà đó là việc xây dựng định mức xăng dầu xe ôtô thôi, và được hiểu là thanh toán theo thực tế. Như vậy đương nhiên vẫn phải có đầy đủ hoá đơn xăng rồi bạn à.
Còn việc thanh toán theo hình thức khoán thì không cần hoá đơn, nhưng việc xác định và xây dựng phương án khoán thì rất vất vả. Nhưng việc khoán cá nhân tự túc phương tiện đi công tác không phải là việc khoán cho lái xe. Theo tôi hiểu việc khoán này chỉ áp dụng trong trường hợp không sử dụng xe của cơ quan hoặc cơ quan không có xe mà thôi!

 

[tookblack]

Theo tôi cũng có nhiều hình thức khoán.

1. Trong trường hợp có xe: thường là xe thuộc quản lý của phòng hành chính. Đơn vị có thể căn cứ vào chi phí xăng xe phát sinh ở 3 năm trước liền kề + tốc độ trượt giá + nhu cầu sử dụng trong năm để khoán một khoản kinh phí cụ thể cho việc duy tu, bảo dưỡng và xăng xe cho đội ngũ lái xe trong năm đó. Nếu Đội xe không sử dụng hết được dùng để chi thu nhập tăng thêm, còn nếu chi vượt quá thì sẽ bị trừ vào mức khoán năm sau (đương nhiên là kèm theo biện pháp xử lý hành chính). Và Phương án chi thu nhập tăng thêm cũng phải xây dựng cụ thể nhằm nâng cao tính tiết kiệm của các bác tài.
Vì thực ra, Đội xe cũng cần được khoán như các phòng, ban khác. Như vậy sẽ gắn được trách nhiệm công việc với tiền bạc.

2. Trong trường hợp khoán cho người đi xe: cái này chỉ được áp dụng đối với cán bộ lãnh đạo có đủ điều kiện đi xe riêng (Thứ trưởng hoặc Phụ cấp chức vụ 1,3 trở lên). Bác này thường gắn với một chiếc xe cụ thể: nên việc khoán chi cho bác này được theo dõi theo đầu xe đó cũng tương đối đơn giản. Vấn đề chỉ là xử lý khoản tiết kiệm đó giữa bác đó với lái xe thôi.

3. Trường hợp khoán chi phí đi lại cho chuyên viên và người không đủ điều kiện đi xe riêng: chỉ nên xây dựng khi đơn vị không có xe.
đối với các vị trí đặc thù phải di chuyển nội thành nhiều: thường thì khoán công tác phí theo tháng luôn (cái này đối với đơn vị sự nghiệp theo NĐ43 tự chủ một phần hoặc toàn phần thì quá dễ).

P/S: chi phí phát sinh đương nhiên phải có hoá đơn, chứng từ.

 

[quynhtv]

Nhất tri với ý kiến của longgianghnvn. Đúng là mình chỉ xây định mức thôi, và khi thanh toán phải có HD, chứng từ kèm theo, còn phương án khoán của tookblack thì hơi phức tạp , bởi cơ quan mình chỉ có 1 xe thôi .Nói chốt là:Giao định mức cho Anh tài 18l/100km, hàng tháng thanh toán phải chốt số km. Vượt quá định tự chịu. Khi thanh toán có đầy đủ hóa đơn, lệnh điều xe, bảng lịch trình đi. Không thể chính xác được

 

[Coc Yeu]

Nhất tri với ý kiến của longgianghnvn. Đúng là mình chỉ xây định mức thôi, và khi thanh toán phải có HD, chứng từ kèm theo, còn phương án khoán của tookblack thì hơi phức tạp , bởi cơ quan mình chỉ có 1 xe thôi .Nói chốt là:Giao định mức cho Anh tài 18l/100km, hàng tháng thanh toán phải chốt số km. Vượt quá định tự chịu. Khi thanh toán có đầy đủ hóa đơn, lệnh điều xe, bảng lịch trình đi. Không thể chính xác được

Híc, cơ quan em lại thanh toán theo từng đợt đi công tác.... Thanh toán theo tháng có hay hơn không các anh chị ơi....:015:

 

[hoanghuytu]

Nhất tri với ý kiến của longgianghnvn. Đúng là mình chỉ xây định mức thôi, và khi thanh toán phải có HD, chứng từ kèm theo, còn phương án khoán của tookblack thì hơi phức tạp , bởi cơ quan mình chỉ có 1 xe thôi .Nói chốt là:Giao định mức cho Anh tài 18l/100km, hàng tháng thanh toán phải chốt số km. Vượt quá định tự chịu. Khi thanh toán có đầy đủ hóa đơn, lệnh điều xe, bảng lịch trình đi. Không thể chính xác được

hix, cơ quan tôi có 3 xe ô tô, chạy liên tục và cũng không đều. Chả lẽ định mức vậy, khi lãnh đạo đi công tác lại nói là hết định mức rồi à ? có mà tôi "đi" sớm ?!?

 

[longgianghnvn]

hix, cơ quan tôi có 3 xe ô tô, chạy liên tục và cũng không đều. Chả lẽ định mức vậy, khi lãnh đạo đi công tác lại nói là hết định mức rồi à ? có mà tôi "đi" sớm ?!?

Định mức nói đến ở đây là định mức tiêu hao nhiên liệu (?lít/100km) đối với từng xe cụ thể để làm căn cứ thanh toán chứ không phải là định mức $/xe/tháng đâu hoanghuytu à. Như bạn nói thì thành ra là khoán mất rồi!

 

[PHIHUNGVN]

Định mức nói đến ở đây là định mức tiêu hao nhiên liệu (?lít/100km) đối với từng xe cụ thể để làm căn cứ thanh toán chứ không phải là định mức $/xe/tháng đâu hoanghuytu à. Như bạn nói thì thành ra là khoán mất rồi!

Muốn xử lý vấn đề này chỉ đem xe ra chạy thử thôi bạn à.