PHƯƠNG PHÁP LUẬN ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ DỰ ÁN CNTT
Giới thiệu
Bất kỳ dự án kinh doanh nào đều được xây dựng trên cơ sở hiểu biết về mức độ hiệu quả của nó trên phương diện nhu cầu và lợi ích. Thông thường, các cấp lãnh đạo doanh nghiệp không hề phủ nhận những ưu việt của công nghệ thông tin (CNTT). Phần lớn những người quản lý cấp cao trong các doanh nghiệp đều công nhận khả năng hoàn vốn của giải pháp CNTT, tuy nhiên, đến nay vẫn chưa có một công thức thống nhất để xác định hiệu quả của hệ thống thông tin.
Quả là nghịch lý khi nói về điều này, nhưng đối với nhiều người lãnh đạo doanh nghiệp, khả năng hoàn vốn trong dự án đầu tư vào CNTT không phải là tiêu chí quan trọng nhất để đưa ra quyết định triển khai dự án. Thường thì việc đánh giá hiệu quả của hệ thống được dựa trên chỉ tiêu gia tăng hiệu suất lao động. Tuy nhiên, thực tế trên thế giới có nhiều phương pháp khác nhau để đánh giá hiệu quả của việc khai thác hệ thống thông tin, và một vài trong số đó sẽ được đề cập đến trong bài viết này.
Phương pháp luận đánh giá hiệu quả của hệ thống thông tin
Đầu tư vào CNTT đem đến lợi ích về sự gia tăng giá trị vốn hóa của doanh nghiệp trên thị trường nhờ khả năng dễ quản lý, tính minh bạch, xác lập quyền hạn và trách nhiệm, văn hóa doanh nghiệp, sức hấp dẫn với khách hàng và đối tác, giảm thiểu rủi ro kinh doanh. Trong tương lai dài, việc đầu tư vào CNTT sẽ làm giảm mức chiết khấu dòng tiền từ các hoạt động chính của công ty, làm tăng giá trị cổ phiếu, giảm lãi suất vay ngân hàng do giảm thiểu mức độ rủi ro kinh doanh.
CNTT là một phần trong bộ khung của hệ thống quản trị doanh nghiệp, nhờ đó để đảm bảo dòng chảy thông tin bên ngoài và nội bộ cho việc điều hành doanh nghiệp, cho tất cả những ai quan tâm đến các thông tin quản trị. CNTT là nguồn của các thông tin đó và giải quyết các nhiệm vụ tạo lập, lưu trữ và tái tạo thông tin, đảm bảo tính cạnh tranh, bền vững và phát triển.
Như vậy, việc sẵn có của hệ thống thông tin ở mức độ ERP hiện nay đang là một trong những yếu tố thiết yếu của cơ cấu tổ chức và ảnh hưởng đến giá trị thị trường của doanh nghiệp.
Đầu tư vào CNTT là công cụ chính để duy trì mức độ cạnh tranh của doanh nghiệp. Đảm bảo khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp: đây là áp dụng CNTT vào việc hình thành, duy trì và phát triển các dòng sản phẩm, chuỗi cung ứng và các mối quan hệ khách hàng theo thời gian.
Đầu tư vào CNTT sẽ tạo nên sự phát triển các đặc tính cạnh tranh sau của doanh nghiệp:
1. rút ngắn thời gian giao hàng;
2. giảm thời gian đưa các dòng sản phẩm mới vào sản xuất;
3. linh hoạt trong việc lập kế hoạch sản xuất bằng cách tự động hoá quản lý dòng nguyên vật liệu đầu vào;
4. khả năng quản lý giá thành sản xuất;
5. tự động hoá quản lý quan hệ khách hàng (CRM).
Ở cấp độ các bộ phận, việc triển khai hệ thống thông tin cho phép giải quyết những chỗ có vấn đề trong hệ thống quan hệ "thực tại". Mỗi bộ phận đều có một tập hợp các chỉ tiêu hiệu quả hoạt động của hệ thống. Ví dụ, đối với bộ phận thiết lập công nghệ sản xuất là tăng hiệu suất lao động của các kỹ sư, bên tiếp thị là kiểm soát việc thực hiện các đơn hàng, bộ phận cung ứng là lập kế hoạch mua hàng hiện thời để đảm bảo sản xuất...
Phương pháp danh mục đầu tư (gói đầu tư)
Phương pháp thường xuyên nhất được sử dụng để đánh giá việc triển khai CNTT trong doanh nghiệp là gói đầu tư. Hình thức của phương pháp này là một bảng đơn giản các gói CNTT dành cho doanh nghiệp. Bảng này bao gồm một danh sách đầy đủ các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp, trong đó có chỉ ra các công cụ tự động hóa và tối ưu hóa để so sánh. Phương pháp gói đầu tư được sử dụng để dành cho lãnh đạo doanh nghiệp đánh giá hiệu quả CNTT dựa trên các đánh giá của các chuyên gia bộ phận CNTT. Việc đánh giá hiệu quả gói CNTT thường được thực hiện theo chỉ tiêu hiệu suất lao động (**** nhiên, khi tối ưu quy trình nghiệp vụ của đội ngũ triển khai trong khuôn khổ dự án tích hợp các giải pháp CNTT sẵn có trong doanh nghiệp). Bảng này cũng chứa thông tin về giá trị dự án theo các công việc triển khai và hỗ trợ giải pháp CNTT. Phương pháp gói đầu tư được lập ra dành cho lãnh đạo doanh nghiệp mà với hình thức đơn giản và dễ tiếp cận, có thể nhận được một lượng thông tin tối thiểu và đủ để lựa chọn chiến lược phát triển CNTT trong doanh nghiệp.
Phương pháp ngân sách
Phương pháp ngân sách được áp dụng trên giả định là đảm bảo hiệu quả CNTT trong điều kiện đã xây dựng được một cách đúng đắn quy trình cấp ngân sách CNTT, cách thức tạo động lực làm việc và kiểm soát chi phí. Phương pháp này được sử dụng chủ yếu với các doanh nghiệp đã thiết lập được hoạt động CNTT, khi phần lớn ngân sách CNTT không phải dùng để triển khai giải pháp mới, mà là tập trung duy trì CNTT đã có (hơn 70% ngân sách). Thông thường, các doanh nghiệp xác định tỷ lệ phần trăm, ví dụ, theo doanh thu để đầu tư vào CNTT. Khi đó, tham số cốt yếu để thiết lập ngân sách là mức tăng trưởng hiệu suất lao động.
Cần lưu ý rằng, tại các doanh nghiệp chưa hình thành hệ thống CNTT thì phương pháp này không được áp dụng, bởi vì việc cấp ngân sách cho CNTT đối với lao động phi hiệu quả là hoàn toàn vô nghĩa, mà trước tiên, cần thay đổi bản chất của quy trình nghiệp vụ, để doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu hiện đại về trang bị CNTT. Nguồn đầu tư vào CNTT được phân bổ cho các bộ phận mà khi có sự kích thích hợp lý, sẽ tạo ra cơ sở áp dụng các giải pháp CNTT để tăng hiệu suất lao động. Thường thì ngân sách CNTT được cấp cho các bộ phận theo nguyên tắc đặt hàng nội bộ đối với bộ phận CNTT. Mỗi bộ phận xem xét giải pháp CNTT nào là hợp lý và cần thiết, bằng cách sử dụng ngân sách của mình cho CNTT, tiến hành đặt hàng tại bộ phận CNTT. Như vậy, khi triển khai giải pháp CNTT sẽ có sự tham gia hiệu quả của các nhân viên từ các bộ phận và nhân viên bộ phận CNTT. Tiếp theo, bộ phận CNTT, sau khi có ngân sách từ nội bộ, sẽ huy động những nhà thầu phụ để mua (tích hợp) các giải pháp CNTT.
Trên cơ sở phương pháp này, rất nhiều các tổ hợp (tập đoàn) lớn trong những năm gần đây đã ký kết hợp đồng thực hiện các dịch vụ thuê ngoài cho bộ phận CNTT. Ngân sách CNTT hàng năm của các tập đoàn lớn, như J.P. Morgan hay Bank of America là khoảng vài triệu USD, do đó, dịch vụ thuê ngoài (đưa các nhiệm vụ CNTT ra ngoài phạm vi doanh nghiệp) trong các công ty lớn ngày càng có ý nghĩa thiết thực. Mặt khác, ví dụ, tại Liên bang Nga, dịch vụ thuê ngoài được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp không lớn. Lý do rất đơn giản – việc đưa ngân sách CNTT ra ngoài phạm vi công ty cho phép các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể cạnh tranh với các công ty lớn trong cùng một lĩnh vực bằng cách tập trung vào các hoạt động cốt lõi, không tham gia duy trì (phát triển) của hệ thống thông tin.
Phương pháp dự án
Lý thuyết tài chính hiện đại công nhận 4 phương pháp tính mức độ hiệu quả dự án và giá trị của nó với doanh nghiệp: thời hạn hoàn vốn, lợi nhuận đầu tư (ROI), tỷ suất thu hồi nội bộ (IRR) và giá trị ròng (NPV) thu được từ dự án, có tính đến giá trị đầu tư ban đầu và quy chiếu đến ngày hiện tại. Việc mô tả chi tiết của các phương pháp này được đề cập đến trong bất kỳ giáo trình tài chính nào.
Nghịch lý ở đây là: việc tính toán NPV hay IRR cần đòi hỏi phải tính đến nhiều tham số (giá trị vốn, dòng tiền rỗi, hiệu ứng về thuế, giá trị còn lại…) mà nếu không có hệ thống thông tin trong doanh nghiệp thì rất khó tính toán (và thường là không thể). Chính vì vậy, phương pháp phổ biến nhất hiện nay để đánh giá hệ thống thông tin là ROI trên khía cạnh trực quan và đơn giản đối với lãnh đạo doanh nghiệp cũng như đối với các nhà đầu tư. ROI, thông thường, được tính theo các bộ phận nằm trong khuôn khổ dự án triển khai hệ thống thông tin. Điểm yếu của phương pháp này là trong phạm vi các bộ phận rất khó có thể lượng hóa các thay đổi về chất trong quy trình nghiệp vụ (như trong phương án, các thay đổi quan trọng về chất có thể không đơn giản để nhận thấy). Vì vậy, cách đánh giá này thường bị bỏ qua nếu do các bộ phận tự tiến hành mà không có sự tham gia của các chuyên gia bộ phận tài chính.
Khi thực hiện đánh giá tổng thể cùng với các chỉ số rủi ro, ROI của việc triển khai hệ thống thông tin trong doanh nghiệp có đưa ra kèm theo các chỉ số xác suất (ví dụ, 85% xác suất thành công đối với 50% ROI, hoặc 30% thành công đối với 70% ROI).
Để đơn giản hóa cho việc tính toán ROI, nên chia hiệu ứng của việc triển khai hệ thống thông tin thành 3 dạng:
1. Hiệu ứng tính toán – tính tất cả đến từng xu (giảm chi phí sản xuất dở dang khi triển khai hệ thống ERP trên một triệu USD, do tiết kiệm chi phí lãi suất tín dụng ngân hàng là 180 nghìn USD, tiết kiệm giấy cho sản xuất danh mục của bộ phận cung ứng hoặc bán hàng với số tiền klà 10 nghìn USD một năm). Thông thường, việc tính toán này thể hiện rất trực quan cho người quản lý tài chính về sự tăng trưởng của hiệu quả vốn đầu tư.
2. Hiệu ứng thời gian và hiệu suất lao động, do người lao động hoàn thành nhanh hơn nhiệm vụ của mình (ví dụ như tiết kiệm 15 phút mỗi ngày cho việc lập báo cáo sản xuất cho trưởng ca, 8 giờ mỗi tháng cho quản lý kho và bộ phận kế toán để kiểm kê). Trong phần cuối của tính toán, hiệu ứng được chuyển đổi thành nghìn ngày công với giá trị khách quan và đầy ấn tượng.
3. Hiệu ứng "tinh vi", được tính toán trên cơ sở đặc thù của mỗi doanh nghiệp. Ví dụ, có thể tính hiệu ứng của việc triển khai hệ thống ERP để lấy thông tin quản trị mà cho phép đưa ra các quyết định chiến lược trong việc sử dụng hiệu quả công suất sản xuất, hoặc là thay thế các chỗ làm việc kém hiệu quả bằng công việc mới và hiệu quả hơn.
Thông thường, hiệu ứng cơ bản của việc triển khai hệ thống thông tin chính là mức độ tăng hiệu suất lao động:
1. tiết kiệm thời gian làm việc của các người quản lý đối với một số công việc;
2. áp dụng hiệu quả nguồn nhân lực trong doanh nghiệp;
3. giảm bớt chi phí thực hiện các giao dịch cụ thể trong doanh nghiệp.
Để có được các đánh giá trực quan đối với mức độ hiệu quả trong việc triển khai hệ thống thông tin, thông thường là áp dụng phương pháp dự án với các tính toán ROI bằng sự trợ giúp của các tư vấn bên ngoài.
Hiệu suất lao động và vốn đầu tư
Hiệu ứng thiết thực của CNTT là mối quan hệ phức tạp trong việc tiết kiệm nguồn vốn, tăng hiệu suất lao động và tạo lập các giá trị gia tăng mới. Kinh tế học hiện đại đo lường hiệu ứng CNTT trên 3 mức độ:
1. Vĩ mô: trước hết là tăng hiệu suất lao động trong toàn bộ nền kinh tế (lý luận của các nhà chính trị). Cách đánh giá này được thực hiện theo hai cách - CNTT như một lĩnh vực đóng góp vào GDP, và tác động của nó đến việc cải thiện hiệu quả của nền kinh tế nói chung.
2. Vi mô: mức độ gia tăng hiệu suất nguồn vốn đầu tư dưới dạng các tham số như: gia tăng lợi nhuận vốn đầu tư hay các chỉ số dẫn suất của nó (ROIC, ROE, ROA, RCE). Chỉ số tăng hiệu suất lao động, có lẽ, đó là một công cụ trực quan bổ trợ dưới dạng số lượng các đơn vị sản phẩm tính trên một người lao động.
3. Người thực hiện: quản lý hoạt động kinh doanh, thông thường, sẽ đo lường mức độ hiệu quả triển khai hệ thống thông tin bằng cách đánh giá mức độ tăng hiệu suất lao động. Việc đánh giá hiệu quả hệ thống thông tin trên cơ sở tăng hiệu suất lao động có thể được áp dụng cho một hướng ít khi sử dụng – lãnh đạo doanh nghiệp đôi khi đánh giá thời gian tiết kiệm được của một nhân viên như là khoảng thời gian mà nhân viên đó không tạo ra được giá trị gia tăng cho doanh nghiệp.
Kết luận
Việc đánh giá hiệu quả triển khai hệ thống thông tin có thể được tiến hành ở những mức độ cũng như các nhiệm vụ khác nhau. Thông thường, đối với các nhà đầu tư, có đưa ra các lập trường dựa trên việc đánh giá mức độ gia tăng hiệu suất lao động. Việc xác định lập trường như vậy trong điều kiện của chúng ta là rất khó, do sự thiếu tích cực (chống đối) từ phía người lao động đối với việc triển khai hệ thống thông tin ERP ban đầu. Ở giai đoạn nghiên cứu cơ sở cho dự án, rất khó có thể nhận được các đánh giá từ các bộ phận khi mà chính người lao động ở đây còn chưa có một hình dung tổng thể về hệ thống. Tuy nhiên, kinh nghiệm thực tế cho thấy, vẫn có thể tạo ra được bảng đánh giá như vậy, mặc dù với tỷ lệ sai số không nhỏ và mang tính quy ước.
Việc tính toán ROI kết hợp với các chỉ số rủi ro của dự án là lập trường rõ ràng cho chủ dự án và nhà đầu tư. Việc xây dựng cơ sở như vậy có thể đạt được trong thời hạn hợp lý (từ 2-4 tuần) với sự trợ giúp của các chuyên gia bên ngoài có kinh nghiệm trong công tác đánh giá.
Việc chuẩn bị đánh giá theo phương pháp gói đầu tư, thông thường, được thực hiện bởi người phụ trách bộ phận CNTT như: chuẩn bị cho quá trình đấu thầu hay lựa chọn nhà cung cấp giải pháp CNTT. Người sử dụng các kết quả đánh giá này là lãnh đạo doanh nghiệp, những người mà cần đưa ra quyết định về việc triển khai hệ thống thông tin. Việc đánh giá này cho phép lãnh đạo doanh nghiệp hình dung ra được giá trị dự án của tất cả các giải pháp CNTT chính có trên thị trường.
