KPI: Liều thuốc cho doanh nghiệp sau khủng hoảng

Vậy xây dựng KPI ra sao cho hiệu quả trong môi trường doanh nghiệp Việt Nam? Xung quanh câu chuyện này, chúng tôi đã có cuộc trò chuyện với ông Trần Bá Kim Ngọc – Giám đốc Công ty Phần mềm Meliasoft.

Thưa ông, có ý kiến cho rằng điều các doanh nghiệp cần đến sau cơn khủng hoảng toàn cầu là hệ thống KPI, ông có đồng tình với nhận định này? Vì sao?

Nói một cách đơn giản, KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Sau cơn bão khủng hoảng kinh tế, các doanh nghiệp còn tồn tại sẽ chú trọng vào việc tái cơ cấu nhân sự, nói nôm na là “bồi bổ sức khỏe” để tiếp tục phát triển, và KPI được ví như một “liều thuốc bồi bổ”. Hệ thống sẽ giúp các nhà quản lý áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của từng vị trí trong doanh nghiệp, giúp lãnh đạo có những biện pháp cũng như chế độ thưởng phạt công bằng cũng như ra những quyết sách đúng đắn cho công ty mình.

Ông Trần Bá Kim Ngọc, Giám đốc Công ty Cổ phần Phần mềm Meliasoft(www.meliasoft.com)

Hiện nay, đa phần lãnh đạo doanh nghiệp thường bối rối trước những quyết định có tính sống còn bởi họ thiếu thông tin mà những hệ thống ERP, phần mềm kế toán không thể cung cấp đầy đủ. Với KPI, lãnh đạo có thể dựa trên những tính toán của hệ thống để cho ra những quyết định phù hợp, điều rất cần thiết cho các doanh nghiệp sau khủng hoảng bởi nếu chỉ cần một bước đi sai lầm, họ có thể phải trả giá.

Tuy ra đời từ lâu nhưng một năm trở lại đây, KPI mới được nhắc đến và ứng dụng nhiều tại Việt Nam, nhưng thực tế cho thấy, không nhiều doanh nghiệp ứng dụng thành công. Theo ông lý do nào dẫn đến tình trạng này?

Đúng là KPI đã ra đời từ khá lâu, từ những năm 1980 của thế kỷ trước tuy nhiên như tôi đã nói, chỉ sau khủng hoảng, các doanh nghiệp mới nhận thức được việc đánh giá chỉ số năng lực thực hiện công việc. Còn lý do các doanh nghiệp ứng dụng KPI không thành công, theo tôi là do họ không biết mình cần gì ở KPI và áp dụng nó một cách rất máy móc.

KPI chia ra thành ba loại. Đầu tiên, là Hệ thống KPI tập trung vào đầu ra, cho phép thực hiện công tác đánh giá nhanh và hiệu quả, phù hợp với bộ phận nhân sự. Hệ thống này có khuyết điểm là không đánh giá toàn diện được những thay đổi của thị trường. Tiếp đến, là Hệ thống KPI hành vi. Hệ thống này có thể nói là mới xuất hiện tại Việt Nam trong vài năm trở lại đây nhưng đã nhận được nhiều đánh giá cao. Hệ thống này phù hợp cho việc đánh giá nhân sự tại bộ phận khách hàng.  Cuối cùng là Hệ thống KPI năng lực, nó chú trọng vào đánh giá khả năng của nhân viên, phân tích những nguyên nhân dẫn đến việc nhân sự không đáp ứng được yêu cầu.

Được biết, Meliasoft đang tập trung vào thị trường KPI và có nhiều nghiên cứu trong lĩnh vực này, ông có thể chia sẻ về những khó khăn mà các doanh nghiệp gặp phải khi không áp dụng hệ thống này đúng chuẩn?

Chúng tôi đã có nhiều nghiên cứu về quản lý năng suất lao động tại các doanh nghiệp khách hàng và nhận thấy, khó khăn của các công ty đó là không kiểm soát được thời gian làm việc (đóng góp) thực chất của người lao động đối với sản phẩm của đơn vị. Người lao động (NLĐ) chủ yếu mới được kiểm soát, quản lý bằng hệ thống chấm công truyển thống (có mặt được chấm công và được trả lương). Bên cạnh đó, các hệ thống chưa kết nối được việc lập, giao KH với việc giao việc cho các bộ phận phòng ban; tổ, đội và trực tiếp đến NLĐ. Bản thân NLĐ chưa có khái niệm về trách nhiệm trong việc thống kê sản lượng của đơn vị do chưa có sự liên kết giữa việc ghi chép (cập nhật) kết quả thực hiện từng nhiệm vụ cụ thể với thu nhập cá nhân. Và đa phần doanh nghiệp chưa thể kiểm soát được tiến độ thực hiện một sản phẩm cụ thể nào đó theo thời gian thực nên việc điều tiết, bổ sung hoặc có các biện pháp, chỉ đạo kịp thời nhằm đảm bảo tiến độ hoặc yêu cầu rút ngắn thời gian hoàn thành theo yêu cầu đối tác.

Bên cạnh đó, còn một lý do nữa khiến việc triển khai KPI gặp khó khăn đó là nhận thức của người lao động. Qua quá trình triển khai các hệ thống cho khách hàng, Meliasoft nhận thấy rằng nhiều nhân sự tại các doanh nghiệp có tư tưởng lo lắng khi bị giám sát chặt chẽ bởi KPI do vậy họ sẵn sàng bỏ việc dẫn đến những thiệt hại cho doanh nghiệp, khiến các nhà quản lý đắn đo khi triển khai hệ thống đánh giá này. Bởi vậy việc triển khai KPI không phải việc một sớm một chiều, các doanh nghiệp cần phải thực hiện theo lộ trình và nhất thiết phải có sự tư vấn. Với những kinh nghiệm mà chúng tôi đã có trong thời gian qua, có thể khẳng định KPI là hệ thống quản lý quan trọng nhất trong Quản trị nhân lực trong doanh nghiệp và mục tiêu triển khai KPI vào doanh nghiệp nhằm định hướng cho sự phát triển bền vững của họ

Theo nhịp sống số