Horenso: bí quyết làm việc nhóm giúp người Nhật có năng suất lao động cao bậc nhất thế giới

Đăng bởi: Phạm Thảo Quyên - Monday 27/07/2020 - 270 lượt xem.

Horenso là một quy tắc cơ bản cho giao tiếp kinh doanh được các công ty trên khắp Nhật Bản sử dụng để đảm bảo một hệ thống chia sẻ thông tin hiệu quả.

HORENSO MỘT TRONG NHỮNG BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG CỦA TOYOTA

Ở Toyota các nhân viên thường được hỏi rằng: ‘’Bạn có nhớ Horenso của mình như thế nào không?’’. Cùng với phương pháp PDCA (Plan-Do-Check-Act), Horenso là một phương thức làm việc nhóm được áp dụng ở Toyota, giúp tập đoàn này tạo nên một môi trường luân chuyển và thay thế công việc hiệu quả. Một khi có một nhân viên nghỉ việc, ngay lập tức sẽ có một nhân viên khác có thể thay thế phần việc ấy. Chính vì thế, Toyota đã bỏ ra rất nhiều nguồn lực để huấn luyện nhân viên viết những báo cáo chi tiết – Horenso – điều này giúp cho các nhân viên thay thế có thể ngay lập tức bắt kịp công việc khi một nhân viên nào đó vắng mặt.

LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ LÀ YẾU TỐ CẦN THIẾT GIÚP DOANH NGHIỆP PHÁT TRIỂN

Câu chuyện của Toyota giúp ta có cái nhìn tổng quan về tầm quan trọng của việc tổ chức làm việc nhóm hiệu quả.

Tại Nhật Bản, kỹ năng làm việc nhóm luôn là một phẩm chất quan trọng được tìm kiếm ở một ứng viên. Tinh thần làm việc nhóm, đồng lòng hướng về một mục tiêu và cùng nhau ra quyết định đã trở thành một phần của văn hóa công sở Nhật nói riêng và xã hội đất nước mặt trời mọc nói chung.

Không phải tự nhiên mà người Nhật lại xem trọng lợi ích từ việc làm việc nhóm hiệu quả như vậy. Làm việc nhóm hiệu quả giúp tăng năng suất lao động và tăng tính kết nối giữa các thành viên trong tập thể, giúp công việc luôn trôi chảy không bị gián đoạn. Phương pháp Horenso được xem là phương pháp điển hình giúp người Nhật thành công khi làm việc nhóm.

PHƯƠNG PHÁP HORENSO GIÚP LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ, TĂNG NĂNG SUẤT LAO ĐỘNG

Các nguyên tắc trong làm việc nhóm được người Nhật đúc kết qua phương pháp Horenso. Horenso là từ viết tắt của ba chữ gồm: hokoku: báo cáo (Report), renraku: cập nhật (update) và sodan: thảo luận/tham vấn (discuss/brainstorm)

Horenso là phương pháp thường được các công ty Nhật áp dụng trong quá trình đào tạo nhân viên mới như một phần trong quá trình định hướng đào tạo. Bất cứ tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ thực hiện phương pháp Horenso. Họ chỉ ra rằng chính Horenso là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả nhất. Vậy làm thế nào để áp dụng phương pháp Horenso?

Hokoku: báo cáo (report)

Hokoku trong mô hình Horenso được định nghĩa là việc báo cáo thường xuyên từ cấp dưới lên cấp trên về công việc đã hoàn thành. Đối với lại nhân viên ở cấp dưới họ phải thường xuyên báo cáo về tiến độ của từng nhiệm vụ được giao cho cấp quản lý cao hơn.

Thời điểm báo cáo dựa vào tính chất của nhiệm vụ được giao, các thời điểm thường là khi kết thúc công việc được giao, báo cáo tiến độ trong khi thực hiện đối với những công việc dài hạn. Phương pháp báo cáo là báo cáo định kỳ, chính xác, đầy đủ, thông tin báo cáo có tuyển chọn và phân tích, báo cáo các tin xấu nhất có thể và đưa ra giải pháp ở góc độ chuyên môn của bản thân. Đồng thời nên chọn hình thức thể hiện phù hợp bằng hình ảnh hay đồ thị.

Renraku: cập nhật thông tin (update)

Renraku đề cập đến việc giữ thói quen cập nhật thông tin giữa các thành viên trong nhóm, các phòng ban và các đối tác với nhau giúp các bên nắm rõ tình trạng công việc hiện tại. Đặc biệt, cách cập nhật thông tin này không nên đề cập đến những ý kiến cá nhân, phân tích, suy đoán hoặc các chi tiết khác có thể ảnh hưởng đến cho công của nhóm. Không giống như hokuko là báo cáo một cách chi tiết nhiệm vụ cho người sếp cấp cao, renraku được xem là sự cập nhật miễn phí các thông tin quan trọng giữa các thành viên ở tất cả các cấp bậc.

Phương pháp liên lạc và giao tiếp tốt là trao đổi trực tiếp, gọi điện thoại và chỉ nói những điểm cần thiết một cách nhanh chóng và kịp thời và chia sẻ đến nhiều người liên quan nhất có thể. Nên tránh những cách thức liên lạc hoặc giao tiếp quá dài dòng, khó hiểu, đề cập đến việc không liên quan tới công việc hiện tại và những liên lạc mất quá nhiều thời gian.

Sodan: thảo luận/tham vấn (discuss/brainstorm)

Sodan là yếu tố cuối cùng đóng vai trò quan trọng, phương pháp này đề cập đến việc bàn bạc, tham khảo ý kiến với các đồng nghiệp cao cấp khi bạn phải đưa ra một quyết định khó trong quá trình làm việc. Điều này có thể khiến bạn thấy không cần thiết khi nghĩ rằng mình tự có thể quyết định cho công việc được giao, nhưng trong triết lý kinh doanh của người Nhật việc tham vấn giữa đồng nghiệp cấp dưới và cấp cao là một phần thiết yếu của hiệu quả nhóm, giúp nâng cao niềm tin giữa các cấp. 

Bằng cách xin lời khuyên và tham khảo ý kiến về các vấn đề khác nhau, bạn cũng có thể giảm bớt thời gian lo lắng về một vấn đề ngoài tầm kiểm soát và tất nhiên nếu bạn cảm thấy có khả năng tự đưa ra quyết định là một việc tốt, nhưng hãy luôn đảm bảo rằng cấp trên được thông tin chính xác về quyết định đó và cách nó diễn ra.

Trong quá trình tham vấn ý kiến bạn nên tham khảo về nhiều việc khác nhau, luôn ghi nhận các ý kiến, và luôn có mục đích rõ ràng khi hỏi. Không nên nhanh chóng bác bỏ ý kiến và hành động riêng lẻ mỗi người làm một hướng.

Đối với người lao động không phải là người Nhật, có lẽ phương pháp Horenso là mất thời gian và quá chi tiết. Thế nhưng nhiều doanh nghiệp Nhật áp dụng rất thành công phương pháp Horenso trong việc giải quyết vấn đề và ra quyết định, phương pháp này nhấn mạnh vào việc tìm lời khuyên thay vì chủ động làm các công việc ngoài khả năng và gây mất thời gian. Các doanh nghiệp Nhật luôn cho rằng việc ra quyết định tập thể là tiêu chuẩn, giữ cho mọi người được thông tin đúng đắn là điều cần thiết và khả năng làm việc nhóm được đánh giá cao hơn các quyết định cá nhân.

Masao Nemoto, cựu giám đốc điều hành tập đoàn Honda, đã khuyến cáo các nhà quản trị doanh nghiệp: “Một trong những chức năng quan trọng của người quản trị là thực hiện tốt sự phối hợp giữa bộ phận của mình với những bộ phận khác” và tạo ra quy trình làm việc hiệu quả, tạo nên mối liên kết giữa các bộ phận với nhau, giảm tối đa các thao tác thừa.

Việc áp dụng Horenso sẽ giúp cho doanh nghiệp giúp tối ưu hoá giao tiếp trong doanh nghiệp từ đó nên có thể nâng cao hiệu quả phối hợp tốt giữa các bộ phận, phòng ban, giữa nhân viên với nhau và giữa sếp với nhân viên.

Chatwork – nền tảng chat chuyên dụng dành riêng cho doanh nghiệp giúp các nhà quản lý và CEO giải quyết được các vấn đề trên dựa trên giải pháp cấu trúc nhóm chat một cách có hệ thống và linh hoạt theo mô hình doanh nghiệp. Đồng thời áp dụng phương pháp HORENSO – phương pháp giao tiếp mà bất cứ người Nhật nào cũng được đào tạo khi đi làm để tối ưu hoá việc giao tiếp và ứng dụng công nghệ vào giao tiếp.