5 lỗi đối soát công nợ hay gặp khi làm bằng Excel
Cuối tháng, một trong những công việc quen thuộc của kế toán là mở file đối soát công nợ và kiểm tra từng dòng: khách hàng nào đã thanh toán, khoản nào còn treo, hóa đơn nào có dấu hiệu lệch hoặc trùng.
Công việc này lặp lại qua từng kỳ nên rất dễ tạo cảm giác rằng chỉ cần cẩn thận là sẽ kiểm soát được hết.
Nhưng khi dữ liệu ngày càng nhiều, được tổng hợp từ nhiều nguồn và phải xử lý trong thời gian ngắn, vấn đề không chỉ nằm ở sự cẩn thận của người làm. Chính cách đối soát thủ công cũng có những điểm dễ phát sinh sai sót.
Dưới đây là 5 lỗi khá phổ biến khi đối soát công nợ bằng Excel.
1. Công thức bị sai khi kéo hàng loạt
Một file đối soát có thể có hàng trăm, thậm chí hàng nghìn dòng. Khi kéo công thức xuống toàn bộ cột, chỉ cần một ô tham chiếu không được cố định đúng cách, công thức có thể tự dịch chuyển và cho kết quả sai ở một số dòng.
Điều đáng nói là lỗi này thường không tạo ra cảnh báo rõ ràng. File vẫn mở bình thường, các ô vẫn hiển thị kết quả, nhưng một vài dòng có thể đã tính sai.
Đến khi tổng công nợ không khớp với sổ hoặc một khoản chênh lệch được phát hiện, người làm mới phải quay lại tìm xem lỗi bắt đầu từ đâu.
2. Đối chiếu lệch kỳ ghi nhận
Một hóa đơn phát sinh vào cuối tháng nhưng được đối tác ghi nhận hoặc thanh toán vào đầu tháng sau là tình huống không hiếm gặp.
Nếu chỉ nhìn vào số liệu của một kỳ, khoản này có thể bị đánh dấu là chênh lệch dù nguyên nhân thực tế chỉ là khác thời điểm ghi nhận hoặc thanh toán.
Khi dữ liệu lớn, việc phân biệt đâu là sai lệch thực sự và đâu là chênh lệch do lệch kỳ đòi hỏi người làm phải kiểm tra thêm từng trường hợp. Đây cũng là một trong những nguyên nhân khiến công việc đối soát mất nhiều thời gian.
3. Trùng chứng từ khi gộp dữ liệu từ nhiều nguồn
Dữ liệu công nợ thường không chỉ nằm trong một file. Kế toán có thể phải tổng hợp dữ liệu từ phần mềm kế toán, file Excel của bộ phận bán hàng, bảng theo dõi nội bộ hoặc thông tin do đối tác cung cấp.
Khi nhiều nguồn được gộp lại, cùng một giao dịch có thể xuất hiện dưới những cách ghi khác nhau. Ví dụ, một file sử dụng mã hóa đơn, trong khi file khác lại dùng số hợp đồng hoặc mã giao dịch để nhận diện.
Nếu không có bước kiểm tra chéo phù hợp, một chứng từ có thể bị đưa vào dữ liệu nhiều hơn một lần.
Với vài chục dòng, việc này có thể xử lý bằng cách kiểm tra thủ công. Với hàng nghìn dòng, việc phát hiện tất cả các trường hợp trùng lặp trở nên khó khăn hơn nhiều.
4. Định dạng dữ liệu không đồng nhất giữa các file
Cùng một mã khách hàng nhưng một file lưu dưới dạng số, file khác lại lưu dưới dạng văn bản. Cùng một ngày tháng nhưng các file sử dụng định dạng khác nhau.
Những khác biệt tưởng như nhỏ này có thể khiến các hàm dò tìm hoặc đối chiếu trong Excel không nhận diện được hai giá trị thực chất giống nhau.
Khi đó, người làm thường phải xử lý và chuẩn hóa dữ liệu trước khi bắt đầu đối soát. Nếu bỏ qua bước này, kết quả “không tìm thấy” chưa chắc đồng nghĩa với việc dữ liệu thực sự không tồn tại.
5. Khó truy lại lịch sử thay đổi khi nhiều người cùng chỉnh sửa một file
Một file đối soát có thể được xử lý qua nhiều bước: kế toán viên cập nhật dữ liệu, kế toán trưởng kiểm tra, bộ phận kinh doanh bổ sung thông tin hoặc ghi chú.
Với cách sử dụng Excel thông thường, việc truy lại đầy đủ ai đã thay đổi nội dung nào, thay đổi gì và thay đổi vào thời điểm nào không phải lúc nào cũng thuận tiện.
Khi phát hiện một con số bất thường, việc xác định nguyên nhân và truy lại quá trình xử lý có thể mất thêm rất nhiều thời gian.
Vấn đề không chỉ nằm ở sự cẩn thận
Cả 5 trường hợp trên đều có thể xảy ra với những người làm kế toán rất cẩn thận.
Bởi khi dữ liệu ngày càng lớn, đến từ nhiều nguồn và phải được kiểm tra lặp lại qua nhiều kỳ, việc chỉ dựa vào thao tác thủ công khiến con người phải tự phát hiện quá nhiều loại sai lệch cùng lúc.
Đó cũng là lý do một số đội kế toán bắt đầu tìm thêm một lớp kiểm tra tự động chạy song song với quy trình hiện tại, chẳng hạn như AIFA, một AI Agent phát triển tại Việt Nam với hơn 60 quy trình kiểm tra kế toán và thuế tích hợp sẵn.
Công cụ dạng này không thay thế người làm, mà giúp rà soát dữ liệu trên quy mô lớn và chỉ ra những điểm cần được kiểm tra kỹ hơn.
Điểm quan trọng không phải là biến mọi công việc kiểm tra thành tự động. Với những công việc liên quan trực tiếp đến số liệu kế toán, con người vẫn cần xem xét và đưa ra quyết định cuối cùng. Giá trị của một lớp kiểm tra tự động nằm ở việc giúp đội kế toán có thêm một cách để nhìn lại dữ liệu trước khi số liệu được trình lên cấp trên.
Nếu công việc đối soát công nợ mỗi kỳ vẫn đang chiếm nhiều thời gian của bạn, hãy thử nhìn lại quy trình hiện tại và xem có bước kiểm tra nào đang được thực hiện hoàn toàn thủ công nhưng có thể được hỗ trợ bằng công nghệ hay không.
Đôi khi, cải tiến quy trình không bắt đầu từ việc thay đổi toàn bộ cách làm. Nó bắt đầu từ việc giảm bớt những lần phải dò lại cùng một loại dữ liệu. Nếu bạn quan tâm đến cách AI có thể được áp dụng vào những công việc kế toán hằng ngày, bạn có thể tham gia group Zalo Webketoan – Kế toán thời AI để cùng trao đổi và tham gia các buổi chia sẻ miễn phí về ứng dụng AI trong công việc kế toán, được tổ chức vào tối thứ 5 hằng tuần.
