Đối với người làm kế toán và quản lý, nghiệp vụ trong lĩnh vực kinh doanh nhà hàng có thể không phức tạp như ở các ngành sản xuất khác, tuy nhiên vẫn có những đặc thù rất chi tiết mà một phần mềm kế toán thông thường có thể không xử lý triệt để làm tốn nhiều thời gian của người làm kế toán. Phần mềm cũng có thể không cung cấp được thông tin đầy đủ và kịp thời cho người quản lý dẫn đến các quyết định quản trị có thể không được chính xác.
Những đặc thù về nhu cầu quản lý đối với ngành nhà hàng có thể liệt kê như sau:
- Đặc thù trong nghiệp vụ quản lý kho
Việc quản lý hàng hóa trong kế toán nhà hàng thường được chia làm 02 nhóm riêng biệt:
- Nhóm thứ nhất (hàng chuyển bán): là các hàng hóa có thể bán trực tiếp cho khách hàng mà không cần phải qua chế biến. Nhóm hàng này thường được quản lý theo hình thức “kiểm kê thường xuyên”.
- Nhóm thứ hai (hàng tự chế): là các hàng hóa, vật tư cần phải qua khâu chế biến tại NH-KS thành các món ăn mới có thể phụ vụ cho khách hàng. Nhóm hàng này thường được quản lý theo hình thức “kiểm kê định kỳ hàng tháng” hoặc “kiểm kê thường xuyên” nhưng có kết hợp với việc quản lý định mức tiêu hao nguyên vật liệu (NVL) theo từng món ăn khi xuất kho.
- Đặc thù trong nghiệp vụ bán hàng
Giá bán trong các Nhà hàng thường được quyết định bởi bộ phận quản lý và niêm yết theo hình thức trọn gói nghĩa là giá bán đã bao gồm tất cả các khoản thuế (thuế GTGT, thuế tiêu thục đặc biệt, …) và các phí dịch vụ. Vì thế phần mềm kế toán cần có chức năng tự động tách giá bán và hạch toán các nghiệp vụ liên quan.
- Đặc thù trong quản lý định mức nguyên vật liệu và tính giá thành sản phẩm
Đây là vấn đề phức tạp và làm tốn nhiều thời gian nhất cho nhân viên kế toán ngành nhà hàng. Cần phải lập định mức và lưu trữ các phiên bản định mức khác nhau theo thời gian (hàng tháng, hàng quý,…) để có thể hoạch định được kế hoạch lãi cho từng món ăn.
- Khó khăn trong việc liên kết để lấy số liệu từ các máy bán hàng (POS) hay các chương trình bán hàng khác mà không phải nhập lại dữ liệu. Cần tập hợp và xuất nguyên vật liệu một cách nhanh nhất (theo quán, theo kho) theo các món ăn được khách hàng đặt trước.
- Xử lý chênh lệch giữ tồn kho thực tế và tồn kho sổ sách và làm sao có các báo cáo phân tích chi phí, hiệu quả kinh doanh cho lãnh đạo một cách nhanh nhất cũng là yêu cầu đặt ra đối với phần mềm.
- Và cuối cùng việc hợp chi phí và tính ra giá thành sản phẩm một cách nhanh và chính xác nhất phục vụ quyết toán kỳ kế toán.
- Yêu cầu về các báo cáo quản trị đối với nhà hàng
Ngoài việc lập các báo cáo theo quy định của bộ tài chính, phần mềm kế toán kế toán cần cung cấp nhanh nhất cho nhà quản lý các báo cáo quản trị nằm phân tích, đánh giá chính xác tình hình về doanh thu, chi phí của doanh nghiệp. Tối thiểu cần các báo cáo như sau:
- Báo cáo hiệu quả kinh doanh theo bộ phận và mặt hàng.
- Báo cáo hiệu quả kinh doanh theo bộ phận và đơn hàng.
- Báo cáo chi phí bán hàng.
- Báo cáo tiêu hao nguyên liệu.
- Bảng kê chi tiết số lượng bán hàng tháng.
- Bảng kê chi tiết doanh thu hàng tháng.
- Báo cáo theo dõi giá nhập nguyên liệu.
Phần mềm kế toán chuyên ngành nhà hàng
Với kinh nghiệm triển khai thực tế cho nhiều hệ thống nhà hàng lớn, Công ty Cổ phần Phần mềm Hiệu Quả Xanh (Green EFFECT) đã cho ra đời phiên bản Phần mềm kế toán EFFECT-SQL 3.0 chuyên ngành nhà hàng với các ưu điểm như sau:
- Đáp ứng đầy đủ chế độ kế toán hiện hành, kinh phí đầu tư thấp cho một sản phẩm chuyên ngành.
- Tiết kiệm tối đa chi phí về nhân lực và thời gian do hệ thống đã được tối ưu hóa với nhiều tính năng tự động. Giúp nhân viên kế toán có thêm thời gian để kiểm soát công việc và hỗ trợ các công việc khác trong doanh nghiệp.
- Tạo lập dễ dàng một hệ thống quản lý liên hoàn với khả năng kết nối với các máy bán hàng (POS) hoặc các phần mềm bán hàng khác.
- Hạn chế tối đa việc thất thoát nguyên liệu với công cụ thiết lập định mức chi tiết tới từng sản phẩm.
- Dễ dàng tính toán được giá thành sản phẩm và đưa ra giá bán phù hợp, tăng tính cạnh tranh trong kinh doanh.
- Phân tích tình hình bán hàng và chi phí doanh nghiệp một cách nhanh chóng thông qua hệ thống báo cáo quản trị. Giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh sát với tình hình thực tế.
Màn hình lập định mức và thiết lập giá bán
Phần mềm kế toán EFFECT-SQL 3.0 chuyên ngành Nhà hàng đã được kiểm nghiệm và sẵn sàng áp dụng được cho các nhà hàng từ nhỏ đến lớn. Công ty cổ phần Phần mềm Hiệu Quả Xanh (Green EFFECT) cho biết giá cả phần mềm rất phải chăng. Các nhà hàng có thể triển khai cài đặt và ứng dụng phần mềm chuẩn trong vòng 1 tuần, ngoài ra nếu nhà hàng cần thêm yêu cầu ngoài các chức năng có sẵn của phần mềm thì cũng sẽ được đáp ứng nhanh chóng nhờ vào tính động của phần mềm và sự hỗ trợ của đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp.
Để biết thêm thông tin, bạn có thể liên hệ nhà cung cấp:
Công ty Cổ phần Phần mềm Hiệu Quả Xanh (GREEN EFFECT)
Tel: 08.3948 3804, 08.3948 3805, 08.3948 3806
Tham khảo thêm chi tiết tại đây hoặc vào trang web www.effect.com.vn