Vượt qua người đi trước, bạn có bao giờ nghĩ

Ai đang chuẩn bị phải nhận một đơn vị mới, cảm giác mênh mang thì đọc bài này ^^
Ai đang ngồi trong nồi canh hẹ thì cũng đọc bài này 😀

Câu chuyện này vẫn trên nền cơ bản là kỹ năng máy tính phải tốt, nhưng ở đây có một thứ kỹ năng gia tăng để không chỉ vượt qua người đi trước, mà còn giúp các bạn xây dựng một hệ thống không lệ thuộc quá nhiều vào sức người, để có cái nhìn tổng quan và kiểm soát toàn diện hệ thống, làm quen thật nhanh với một hệ thống đồ sộ trong thời gian ngắn nhất, đồng thời biến phòng kế toán trở thành nơi hỗ trợ hữu hiệu cho kinh doanh và khâu quản lý.

Khong Minh kể chuyện có thật, và các bạn tự rút ra bài học cho mình nghen.

Tháng 11 năm 2006, Khong Minh bắt đầu vào làm Công ty bảo hiểm ngân hàng Công thương là chuẩn bị thay cho một chị kế toán đang làm chuẩn bị nghỉ sinh, trụ sở chính tại Hanoi, có hai chi nhánh tại HCM và Đà Nẵng. Hà Nội sẽ gộp báo cáo của hai chi nhánh vào hội sở chính. Tại thời điểm đó công ty đã có gần 5 năm hoạt động, sử dụng phần mềm hạch toán nền lấy từ phần mềm của ngân hàng công thương, do vậy hệ thống tài khoản là vô cùng chi tiết, còn chưa kể đầu tài khoản của bảo hiểm còn có thêm các đầu nhận tại, nhượng tái, hoàn phí bảo hiểm … đặc trưng của bảo hiểm mà hệ thống kế toán doanh nghiệp thông thường không có, hệ thống tài khoản dài tới mức in ra giấy A4 phải tới cả chục tờ ấy, và tới mức bạn kế toán chi nhánh HCM vào trước Khong Minh hơn cả 1 năm mà sau đó khi Khong Minh đã vận hành hệ thống đi vào ổn định thì bạn đó vẫn còn chưa có giải pháp nhớ được được hệ thống tài khoản ấy. Mô tả thế để các em mới mới hiểu là nó sẽ choáng ngợp thế nào với những người còn bỡ ngỡ, nhưng nên nhớ cái gì dù lớn tới mấy thì cũng có nguyên lý vận hành của nó. Việc của mình là phải TÌM RA NGUYÊN LÝ VẬN HÀNH.

Phía trước mặt Khong Minh khi ấy ấy có những khó khăn thế này:
+ Hệ thống tài khoản đồ sộ như kể trên
+ Chị kế toán cũ quá giỏi, quá thông minh, trí nhớ quá phi thường tới mức những gì chị đã làm từ 4 – 5 năm trước chị nhớ như vừa mới diễn ra ngày hôm qua, hỏi điều gì chị nói vanh vách không sai lấy một thứ gì. Câu nói khẳng khái của chị ấy mà làm KM phải phục mãi mà không bao giờ quên “ Phòng khác có thể sai, nhưng kế toán thì không bao giờ sai”. Bạn nào làm kế toán mà nghe câu này, có run trong tym không :)))). Nhưng có một điểm đó là chị đã vận dụng quá thành công trí thông minh của chị nên không áp dụng nhiều hệ thống máy tính hỗ trợ. Nên nếu vắng chị là cả hệ thống tạm dừng. Và nếu chị nghỉ sinh, mà bản thân KM chỉ sử dụng dữ liệu phần mềm hiện tại thì không đủ khả năng tiếp ứng vì có quá nhiều phần chị theo dõi bằng cách tra cứu trực tiếp từ chứng từ, cho dù nó có phát sinh từ bao nhiêu năm trước thì cũng là dở chứng từ, một hệ thống lâu năm mà dữ liệu nhiều tới thế, lại còn là nhân viên mới chưa đủ thời gian làm quen thì coi như fail toàn phần.

+ Khối lượng công việc nhiều tới mức mà chị kế toán cũ không một ngày nghỉ lễ, cứ sáng sớm một tập chứng từ phải bằng mấy ram giấy A4 chất trên mặt bàn chờ xử lý, thì sau khi xử lý bớt bớt tới 4h chiều, khi các phòng ban khác đi giao dịch về đống chứng từ đó sẽ dầy lại như cũ, hệt như nồi chứng từ thạch sanh vậy. Việc giải quyết dữ liệu hàng ngày đã chiếm hết thời gian, lại còn làm quen hệ thống mới? Vậy làm cách nào hệ thống hoá dữ liệu đây?

+ Thời gian nghỉ sinh dự kiến của chị là 2 tháng, nghĩa là thời gian tất tần tật những việc nêu trên chỉ có quỹ thời gian tối đa là 2 tháng, trong khi đó mọi thứ đang nằm trong đầu của chị ấy. Làm cách nào? Mà nghỉ sinh ai nỡ làm phiền mẹ sinh con phải không? Nhưng thực tế phũ phàng hơn thế, chỉ hơn 1 tháng, chị đi khám và bác sĩ giữ lại sinh ngay lập tức, và sau đó thì chắc số lần KM gọi hỏi chị chỉ là 1-2 lần gì đó.

+ BCTC năm phải hoàn tất ngay sau đó để phục vụ kiểm toán năm.
+ Lịch dự kiến quyết toán thuế 5 năm ngay sau đó.
+ Lịch phục vụ định giá doanh nghiệp để bán ngay sau quyết toán thuế.

= > Tất cả những gạch đầu dòng trên, chỉ một mình mình phải thực hiện tất cả. Sau này khi KM đã nghỉ việc, có qua công ty bảo hiểm của tập đoàn Than khoáng sản để thanh toán một khoản, công ty này mới thành lập một vài tháng, và chứng kiến có quá nhiều kế toán KM không khỏi buột miệng hỏi em kế toán thanh toán rằng công ty em có bao nhiêu nhân sự kế toán, và em trả lời, tổng cộng 13 người … không biết nên khóc hay nên cười khi ấy nữa. Là họ mới thành lập, không phải là đơn vị đã có thâm niên 5 năm với khối lượng khách hàng tính tới hàng nghìn như đơn vị mình làm. Chắc khi 5 năm, họ phải có tới 20 nhân sự mất ….
Giải pháp của KM là gì?

+ Chỉ sau 1 tuần tiếp cận phần mềm, hệ thống tài khoản, nhập dữ liệu và làm mọi việc trực tiếp cùng chị, thì bản thân KM đã sâu chuỗi lại toàn bộ những gì đang chưa được hệ thống hoá, những gì lệ thuộc vào trí nhớ và khả năng xử lý của bản thân chị, mà khi vắng chị KM không thể vận hành, thì chính xác đó là nhiệm vụ của bản thân mình phải làm được một hệ thống quản trị tương tự, chỉ khác là nó được máy tính hỗ trợ chứ không phải bằng cái đầu của mình, vì cái đầu của mình mới thế, nhớ sao cho hết, đồng thời phải sẵn sang ngay khi chị nghỉ sinh, lại không được phép làm xáo trộn các hoạt động của bộ phận khác đang chạy, đặc biệt là phòng kinh doanh đang vào guồng cuối năm chạy doanh số, chăm sóc khách hàng …. , lại không được làm sai, làm liều, đã làm là phải đúng, tránh kiện cáo, tránh thất thoát …tỉ thứ cần phải tránh.

+ Sau khi xác định được mục tiêu hành động, ngay tuần đầu việc đầu tiên là KM phân tích hệ thống tài khoản, format lại trên excel một bản và phân loại theo cách mình mong muốn, sau này hạch toán chỉ cần tìm kiếm trong đó để sử dụng, tốc độ hạch toán gần như không trì trệ vì phải làm quen tìm kiếm bằng mắt thường => ok, giải quyết được vụ làm quen hệ thống tài khoản.

+ Thời gian hành chính làm việc, đa phần ưu tiên giải quyết sự vụ để phục vụ thanh toán hàng ngày, cứ khi nào giãn giãn được công việc, hoặc ở lại thêm giờ chút KM bắt đầu export toàn bộ dữ liệu từ những năm đầu tiên cho tới hiện tại về phân tích và phân loại dữ liệu, bắt đầu cơ cấu lại dữ liệu theo yêu cầu bổ sung, chỉ khi nào kiểm soát lại được toàn bộ thì sẽ khẳng định được số liệu mình đang làm có sai sót không? Có thiếu không? Có trùng lặp không? Dù bao nhiêu cũng phải làm, vấn đề là làm thế nào cho nhanh => sử dụng kỹ năng máy tính thật tốt. Cơ bản là phải nhìn được cái viễn cảnh với tài liệu mà mình sắp hình thành sau đây nó sẽ giúp cho hệ thống đó kiểm soát được những gì, tiết kiệm được bao nhiêu thời gian khi có thệ thống ấy, thì dù có phải dồn tâm sức 1- 2 tháng đầu thì cũng phải làm, để sau đó là sự hưởng thụ kểt quả.

Kết quả thì:

+ Vấn đề có phát sinh từ 4-5 năm trước nếu cần giải thích, KM chắc chắn giải thích được mà ko cần trí nhớ của chị kế toán trước.
+ Một báo cáo đã từng lập, thì muôn đời ko phải lập lại.
+ Phòng kế toán là nơi sở hữu thông tin khách hàng đầy đủ, sau này phòng kinh doanh có thất thoát thông tin gì chỉ cần chạy qua phòng kế toán là có. Vì quá đầy đủ thông tin khách hàng, nên đôi lúc những rắc rối với khách hàng phòng kế toán hỗ trợ đàm phán luôn :)))
+ Ngày trước mỗi lần thanh toán hoa hồng cho đại lý, là cần phải nửa ngày trả kết quả vì phải check những hợp đồng cả nhiều tháng về trước nay mới được thanh toán, kiểm tra đề nghị trùng … nhưng sau khi có hệ thống này việc thanh toán một lần chỉ diễn ra trong vòng 5 phút, tính chính xác tuyệt đối 100%, lỗi tìm ra tới đâu kinh doanh đồng ý tới đó, căn cứ rõ ràng đâu đấy mà không phải là “em nhớ là, tôi nhớ là …”, thời gian thanh toán lại được giải quyết luôn & ngay, được việc của kế toán, tạo điều kiện cho kinh doanh, cả hai cùng vui, tình hữu nghị phòng kế toán & kinh doanh không có gì sung đột cả vì mọi thứ phản bác đều rất rành mạch.

Sau khi nghỉ việc, chị Giám đốc gọi vào phòng bảo là chị biết tự bản thân em đã tạo ra được một hệ thống quản lý riêng của bản thân em, thì em cố gắng bàn giao và đào tạo lại cho bạn mới nhé, vì trước đó có một chị phòng kinh doanh ra đi và ôm theo mọi tài liệu :))), nên sợ rằng KM cũng sẽ giữ bí kíp nghề nghiệp, lại còn là cả một hệ thống dữ liệu lớn như vậy, nhưng là KM ai lại làm thế bao giờ? Làm thế giờ này KM ko ngồi đây viết lại những dòng này để chia sẻ với tất cả mọi người.

Vậy đến đây có ai kết luận được ra nguyên lý vận hành khi bị rơi tõm vào một môi trường mênh mông mà bắt phải tự bơi chưa?

Nguồn: KhongMinh- BDH Webketoanfacebook.