Điều gì khiến Coca Cola, Honda, Grab… lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử?

Dù ngành nghề kinh doanh, đặc thù doanh nghiệp khác nhau nhưng những thương hiệu lớn như Coca Cola, Honda, Grab, Unicharm, Golden Gate … lại có điểm chung là đều đã triển khai phần mềm hóa đơn điện tử. Lí do của điều này là gì?

Kể từ khi được triển khai trong khối doanh nghiệp năm 2011, số lượng doanh nghiệp đang dùng hóa đơn điện tử thay thế hình thức hóa đơn giấy truyền thống tính đến đầu năm 2018 đã đạt tới con số hơn 3.000 doanh nghiệp, trong đó gồm nhiều thương hiệu lớn như Grab, Coca Cola, Unicharm, CJ CGV, KFC, Lotte….

Không phải chờ đến khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực và quy định bắt buộc tất cả các doanh nghiệp phải hoàn thành chuyển sang hóa đơn điện tử trước 01/11/2020, nhiều doanh nghiệp đã chủ động lựa chọn áp dụng hóa đơn điện tử. Lý do thực sự khiến hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến là bởi những lợi ích to lớn mà nó đem lại. Đối với các doanh nghiệp lớn, những lợi ích này còn được phát huy ở quy mô và hiệu quả gấp nhiều lần.

Tối ưu hóa chi phí & thời gian cho doanh nghiệp

Tối ưu hóa chi phí và thời gian là bài toán không chỉ các doanh nghiệp nhỏ cần giải quyết. Với quy mô lớn, nhiều chi nhánh, nhiều cơ sở kinh doanh, một giải pháp tối ưu khi được áp dụng cho doanh nghiệp lớn thì hiệu quả mà những thay đổi đem lại sẽ được nhân lên nhiều lần.  

Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần phải sử dụng nhiều nhân lực và thời gian để phục vụ khâu phát hành, quản lý hóa đơn giấy. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử cũng giảm thiểu tới 90% chi phí in ấn hóa đơn, loại bỏ các chi phí thuê trung gian chuyển phát hóa đơn bởi có thể gửi qua email,  SMS tới công ty đối tác, khách hàng cá nhân, từ đó trực tiếp giúp tiết kiệm hàng trăm triệu đến hàng tỉ đồng đối với các doanh nghiệp lớn.

                             Grab là một trong những đơn vị sớm triển khai hóa đơn điện tử

Tại Việt Nam, Grab là một trong trong những doanh nghiệp sớm tận dụng được lợi ích chi phí này khi chi phí in ấn, chuyển phát hóa đơn được giảm tối đa. Với việc tích hợp hóa đơn điện tử, Grab đã hỗ trợ xuất hóa đơn Grab cho các chuyến đi GrabCar, GrabBike và GrabExpress tại TPHCM và Hà Nội từ tháng 1/2017. Hóa đơn tài chính được Grab gửi qua địa chỉ email đã được đăng ký, thuận tiện cho khách hàng, cũng như doanh nghiệp không cần đầu tư nhân lực cũng như bất kì công đoạn in ấn và giao nhận hóa đơn nào.

Đảm bảo an toàn, bảo mật & chính xác tuyệt đối

Hóa đơn điện tử đảm bảo tính an toàn tuyệt đối bởi quy trình ký điện tử, xác nhận hóa đơn khép kín, quyền truy cập dữ liệu được phân quyền, các biện pháp bảo mật cao. Những sai sót về thông tin hóa đơn cũng giảm xuống nhiều lần so với hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống còn giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý hóa đơn, tránh tình trạng hóa đơn thất lạc, hư hỏng. Bên cạnh đó, phần mềm hóa đơn điện tử có cơ chế sao lưu phục hồi tự động trong các trường hợp xảy ra lỗi hoặc rủi ro không ngờ, tránh việc mất dữ liệu ngoài ý muốn.

Giảm thiểu quy trình thủ tục

Các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp FDI khi cân nhắc đầu tư và hoạt động ở Việt Nam không thể không để tâm tới các thủ tục hành chính, bao gồm cả các thủ tục về lập, khởi tạo và phát hành hóa đơn. Sử dụng hóa đơn điện tử, các công ty, tổ chức có thể rút ngắn 90% thủ tục hành chính liên quan so với trước đây. Thời gian thực hiện các thủ tục như: thời gian đăng ký phát hành hóa đơn, thời gian đặt in hóa đơn, thời gian xuất và gửi hóa đơn cho khách hàng, chờ cơ quan Thuế xác minh hóa đơn hay các công việc kế toán khác đều giảm đáng kể.

Không chỉ giúp giảm thiểu thủ tục với cơ quan chức năng, hóa đơn điện tử còn giúp rút ngắn quy trình nội bộ doanh nghiệp, đặc biệt khi hóa đơn điện tử được tích hợp với các phần mềm quản lý nội bộ thành một hệ thống tối ưu cho doanh nghiệp.

Vietinbank Insurance có thể xem là trường hợp điển hình tích hợp thành công hóa đơn điện tử E-Invoice với phần mềm ERP của doanh nghiệp. Sau khi tích hợp hóa đơn điện tử và ERP, hệ thống đồng nhất này đang hoạt động hiệu quả trên nhiều chi nhánh, phòng giao dịch, doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, quản lý và khách hàng dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn của mình qua website tra cứu.

                             Hóa đơn điện tử đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp

E-Invoice – Lời giải cho bài toán triển khai hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp

Ngày càng nhiều doanh nghiệp tại Việt nam chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử bởi những lợi ích dễ nhận thấy mà hóa đơn điện tử mang lại. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp lớn, việc áp dụng thành công hóa đơn điện tử vào hệ thống phức tạp hiện có không phải là đơn giản.

Các doanh nghiệp lớn đều có đặc thù riêng, yêu cầu phải có một sản phẩm hóa đơn điện tử có thể chỉnh sửa phù hợp với đặc thù của mình để trở thành một hệ thống khép kín từ các ứng dụng có sẵn của doanh nghiệp như ERP, CRM,…  Bên cạnh đó, vì phải vận hành liên tục hệ thống hóa đơn phức tạp, các doanh nghiệp lớn luôn cần một đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp 24/7 đồng hành trong suốt quá trình sử dụng.

Công ty Phát triển phần mềm Thái Sơn với 5 văn phòng trên toàn quốc, 7 tổng đài hỗ trợ khách hàng là đơn vị hội đủ khả năng xử lý và đồng hành với doanh nghiệp trong quá trình triển khai, sử dụng phần mềm. Với hơn 15 năm kinh nghiệm, Thái Sơn tích lũy được năng lực công nghệ và những hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ, đặc thù của đa dạng ngành nghề, mô hình kinh doanh khác nhau, từ đó phát triển phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice không chỉ đáp ứng yêu cầu của Bộ Tài chính, Tổng Cục thuế mà còn đưa ra giải pháp tối ưu cho bài toán của các doanh nghiệp lớn.

Phần mềm hóa đơn điện tử của Thái Sơn có thể tích hợp với phần mềm nội bộ của doanh nghiệp

Các thương hiệu hàng đầu từ nhiều lĩnh vực kinh doanh đã tin tưởng sử dụng E-Invoice của Thái Sơn, trong đó có thể kể đến Honda, Lotte, AEON, KFC, Samsung, DHL, Lazada, Golden Gate, CJ CGV, Unicharm, Grab, Vietinbank…

Thái Sơn tự hào khi đã và đang là đối tác hàng đầu giải quyết bài toán áp dụng hóa đơn điện tử cho các tổ chức kinh doanh, góp phần tác động tích cực đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn
Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Hotline: 19004767 hoặc 19004768
Tel: 024.3754.5222
Website: https://einvoice.vn/
Fanpage: Hóa đơn điện tử E-Invoice