Cách xây dựng quy chế quản lý tài chính trong doanh nghiệp

Bất kỳ công ty hoặc doanh nghiệp nào cũng đều tự lập ra một quy chế quản lý tài chính riêng cho mình để đảm bảo mọi hoạt động đều diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Tuy nhiên, việc xây dựng quy chế quản lý tài chính không đơn giản và đòi hỏi sự nỗ lực cùng với sự am hiểu rất nhiều để không bị mất cân bằng giữa các khoản thu và chi. Trong bài viết sau đây, Webketoan sẽ cùng bạn tìm hiểu kỹ hơn về cách xây dựng quy chế quản lý tài chính trong doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất bạn nhé!

Quy chế tài chính là gì?

Quy chế tài chính là một lộ trình tài chính của công ty, thông qua việc sử dụng tài chính để tạo ra sự cân bằng giữa thu và chi, đồng thời tăng tính hiệu quả trong các hoạt động kinh doanh. 

Quy chế tài chính còn đóng vai trò quan trọng trong việc đồng bộ hóa các hoạt động tài chính và kế toán, mang lại cho doanh nghiệp một quy trình hoạt động trơn tru và hiệu quả. Thông thường, quy chế tài chính của các doanh nghiệp sẽ được thông qua hội đồng thành viên, đại hội đồng cổ đông hoặc được quyết định bởi chủ sở hữu nếu đó là doanh nghiệp tư nhân.

Các tiêu chí cần đạt của quy chế quản lý tài chính

Cách để xây dựng một quy chế quản lý hiệu quả là các doanh nghiệp cần đạt được những tiêu chí sau đây, cụ thể: 

• Tuân thủ pháp luật về Luật doanh nghiệp: Các doanh nghiệp cần phải chấp hành đầy đủ quy định pháp luật, bao gồm Luật doanh nghiệp, Luật kế toán, chuẩn mực kế toán, Luật thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân và các loại thuế khác), cùng với những Nghị định, Thông tư và nhiều quy định pháp luật khác liên quan.
• Đảm bảo tính logic: Khi xây dựng Quy chế tài chính, cần đảm bảo tính logic giữa các phòng ban và các nội dung công việc liên quan trong doanh nghiệp, tránh tình trạng chồng chéo và trùng lặp giữa các bộ phận và phòng ban liên quan.
• Đảm bảo tính hợp lý: Quy chế cần thiết phải đảm bảo tính hợp lý giữa các nội dung liên quan đến việc thực hiện công việc, hỗ trợ tối đa cho các bộ phận chuyên môn nói riêng và tổ chức doanh nghiệp nói chung. Đồng thời, cần tránh sự chênh lệch trong việc thực hiện giữa các bộ phận. 
• Đảm bảo tính tuân thủ: Quy chế quản lý cần có cơ chế áp dụng đầy đủ đi đôi cùng với những điều khoản thi hành. Đồng thời phải định rõ chế độ áp dụng cho mỗi bộ phận và cách xử lý vi phạm nếu không tuân thủ theo điều khoản trong quy chế là như thế nào.

Căn cứ xây dựng quy chế quản lý tài chính của doanh nghiệp

Căn cứ vào các quy định hiện hành tại thời điểm xây dựng Quy chế

Theo Luật doanh nghiệp số 59/2020/QH14, khi xây dựng một quy chế quản lý tài chính, doanh nghiệp cần tuân theo các quy định của Luật doanh nghiệp, bao gồm các vấn đề liên quan đến phạm vi áp dụng của quy chế, quy mô tổ chức của doanh nghiệp và các yêu cầu khác. Doanh nghiệp cần cẩn trọng xem xét các đặc điểm này và đáp ứng các quy định của Luật doanh nghiệp để xây dựng Quy chế quản lý tài chính phù hợp. 

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng phải tuân thủ pháp luật về kế toán và thống kê để đảm bảo rằng các con số trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp được thể hiện một cách trung thực và hợp lý nhất. Đồng thời, khi xây dựng các quy chế quản lý tài chính, các doanh nghiệp cần tuân thủ thêm những quy định của Luật thuế hiện hành để đảm bảo việc tuân thủ đầy đủ các quy định về thuế. Và cuối cùng là phải tuân thủ điều lệ hoạt động vì nó được coi là hiến pháp của doanh nghiệp và là cơ sở chính khi xảy ra tranh chấp.

Căn cứ vào quy mô của doanh nghiệp, tổ chức bộ máy quản lý, quy mô về nguồn vốn

Khi xây dựng quy chế quản lý tài chính, các doanh nghiệp cần xem xét bộ máy tổ chức của mình bao gồm những bộ phận, phòng ban nào, số lượng chi nhánh hay đơn vị trực thuộc, có cấp trên trực thuộc hay là doanh nghiệp độc lập để xây dựng một hệ thống tài chính kế toán phù hợp. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần xem xét quy mô vốn và tài sản để phân bổ các trình tự quản lý vốn và tài sản hợp lý.

Căn cứ vào mô hình hoạt động của doanh nghiệp

Mô hình hoạt động của một doanh nghiệp bao gồm việc hoạt động độc lập hay trong mô hình tập đoàn, công ty mẹ hay công ty con,… thông thường cũng ảnh hưởng đến cách thức hạch toán, thống kê, quản lý vốn, tài sản, chi phí và các hình thức phân phối lợi nhuận khác.

Căn cứ vào đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp

Để xây dựng một quy chế quản lý tài chính hiệu quả, doanh nghiệp cần căn cứ vào các đặc điểm hoạt động như lĩnh vực kinh doanh, ngành nghề sản xuất. Từ đó doanh nghiệp mới có thể áp dụng các quy định đúng đắn về quản lý doanh thu, chi phí, giá bán, phân phối lợi nhuận và sử dụng luân chuyển dòng tiền phù hợp với hoạt động của mình.

Cách xây dựng quy chế quản lý tài chính trong doanh nghiệp

Việc xây dựng quy chế quản lý tài chính là một quá trình quan trọng giúp đảm bảo sự đồng nhất và hiệu quả trong quá trình quản lý tài chính của doanh nghiệp. Dưới đây là 5 bước chính để xây dựng quy chế quản lý tài chính:

• Bước 1: Để soạn thảo quy chế quản lý tài chính hiệu quả, cần có một bộ phận chịu trách nhiệm. Đối với doanh nghiệp, bộ phận Tài chính – Kế toán là lựa chọn phù hợp nhất do bộ phần này có liên quan nhiều đến các công tác chuyên môn và nghiệp vụ. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể thành lập một Ban soạn thảo bao gồm các cán bộ có chuyên môn cao trong lĩnh vực Tài chính – Kế toán để tận dụng trí tuệ tập thể.
• Bước 2: Ban soạn thảo cần tìm hiểu các văn bản pháp luật liên quan đến lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm luật, thông tư, nghị định và hướng dẫn. Việc làm này giúp định hình được các chương, mục và tiểu mục trong quy chế quản lý nhằm đáp ứng phù hợp hơn với mô hình hoạt động và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
• Bước 3: Sau khi tìm hiểu các pháp luật liên quan, bước tiếp theo là lên dàn ý cho quy chế quản lý từ tổng quan đến chi tiết các chương, điều và mục. Sau đó, có thể phân công cho từng thành soạn thảo kỹ lưỡng, đối chiếu với các quy định hiện tại. Trong trường hợp doanh nghiệp là một phần của một Tập đoàn hoặc là công ty con, quy chế quản lý tài chính cần phải phù hợp với công ty mẹ hoặc tập đoàn.
• Bước 4: Sau khi hoàn thành quá trình soạn thảo quy chế quản lý, doanh nghiệp cần thu thập ý kiến đóng góp từ các bộ phận liên quan và cấp lãnh đạo. Nếu cần thiết có thể nhờ đến sự tư vấn của các chuyên gia hoặc công ty luật.
• Bước 5: Trong quá trình sửa đổi và phê chuẩn, doanh nghiệp cần đặt ra thời hạn áp dụng, chỉ rõ các bộ phận có trách nhiệm thực hiện và các biện pháp xử lý khi vi phạm để bảo đảm tính tuân thủ.

Thông qua các cách xây dựng quy chế quản lý tài chính trên, có thể thấy rằng việc xây dựng và thực hiện quy chế quản lý tài chính hợp lý sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu đáng kể các rủi ro phát sinh trong quá trình vận hành một cách tốt nhất. Webketoan hy vọng có thể mang đến cho bạn nhiều thông tin về kinh tế – tài chính hữu ích, đừng quên theo dõi thêm nhiều tin tức khác cùng chúng tôi nhé!

Nguồn tham khảo: luatthaian.vn