Giải pháp lưu trữ và xử lý tự động hóa đơn điện tử

Lưu trữ và xử lý hóa đơn điện tử

Nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử

Trước giờ với hóa đơn giấy thì chúng ta sẽ nhận được 1 bản gốc liên giao cho khách hàng (“hóa đơn đỏ”). Kế toán sẽ xử lý hạch toán và lưu trữ trên bản gốc này. Bây giờ chuyển sang hóa đơn hóa đơn điện tử, chúng ta sẽ nhận email chứa hóa đơn điện tử hoặc thông tin truy cập để lấy hóa đơn điện tử. Vậy chúng ta sẽ nhận và lưu trữ thế nào ? Mình thấy phương án hiện các bạn hay dùng là tạo riêng email để nhận hóa đơn điện tử. Rồi chúng ta tạo tiếp một thư mục để tải và lưu trữ hóa đơn điện tử trong đó. Phương án này thỏa mãn việc lưu trữ nhưng tìm kiếm thì khá khó khăn.

Xử lý hóa đơn điện tử

Với hóa đơn đơn giấy, các bạn kế toán khi nhận hóa đơn phải kiểm tra bằng mắt và tra cứu thủ công trên trang tracuuhoadon để kiểm tra hóa đơn có hợp lệ không. Sau đó, các bạn phải tiến hành nhập liệu thủ công vào phần mềm kế toán để ghi sổ và hạch toán.

Với hóa đơn điện tử, nếu chúng ta cũng chuyển đổi ra pdf rồi in ra xử lý giống như trình tự trên thì đã bỏ phí một tiện ích rất lớn. Bản chất của hóa đơn điện tử là tập tin dữ liệu. Chúng ta hoàn toàn có thể lấy dữ liệu có sẵn đó để xử lý mà không phải nhập lại một cách thủ công, giảm công đoạn nhập và hạn chế sai sót. Phần sau mình sẽ giới thiệu giải pháp hỗ trợ việc này.

Giải pháp xử lý tự động hóa đơn điện tử Bizzi

Với hóa đơn điện tử, giải pháp Bizzi có thể hỗ trợ các bạn

1. Tự động nhận và lưu trữ hóa đơn điện trữ

Bizzi cung cấp cho công ty một địa chỉ email riêng. Bizzi có một bot tự động lấy các hóa đơn về platform để xử lý, kế toán không phải can thiệp thủ công.

Hóa đơn điện tử được lưu trữ một nơi với danh sách hiển thị trực quan và cho phép tìm kiếm theo nhiều tiêu thức khác nhau:  số hóa đơn, nhà cung cấp, ngày hóa đơn, đặc biệt theo nhãn được gán trước, … 

2. Tự động kiểm tra hóa đơn điện tử

Khi một hóa đơn được nhận vào phần mềm của Bizzi, hệ thống đồng thời cũng tự động kiểm tra ngay lập tức những thông tin quan trọng của hóa đơn như: Mã số thuế có đúng không; Ngày ký hóa đơn so với ngày phát hành; Hóa đơn có bị chỉnh sửa hay không

Đặc biệt, hệ thống Bizzi cũng tự động kiểm tra với cơ sở dữ liệu của Tổng Cục Thuế tại trang web (http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/) để đảm bảo hóa đơn đã thông báo phát hành và doanh nghiệp bên bán đang hoạt động. 

3. Trích xuất dữ liệu để chuyển sang phần mềm kế toán

Bizzi tự động xử lý các hóa đơn điện tử và chiết xuất dữ liệu ra excel phù hợp với phần mềm kế toán mà công ty đang sử dụng để hỗ trợ nhập liệu. Bizzi cũng từng bước thỏa thuận kết nối với các phần mềm kế toán, giải pháp erp để chuyển dữ liệu tự động.

4. Hỗ trợ quy trình thanh toán

Trước giờ các nhà quản trị thường căn cứ “hóa đơn đỏ” khi kiểm duyệt hồ sơ thanh toán vì bản này là bản gốc duy nhất. Vậy bây giờ chúng ta sẽ phải thay đổi thế nào khi dùng hóa đơn điện tử ? Mình sẽ có bài giới thiệu chi tiết quy trình này với các bạn sau.

5. Chương trình ưu đãi dành cho thành viên Webketoan

+ Ưu đãi miễn phí sử dụng hoàn toàn cho DN <50 hóa đơn đầu vào một tháng.

+ Tặng gói miễn phí 100 hóa đơn đầu tiên cho DN lớn hơn.

Hãy đăng ký sử dụng ngay tại đây:   

[grwebform url=”https://app.getresponse.com/view_webform_v2.js?u=zzcr3&webforms_id=35621802″ css=”on” center=”off” center_margin=”200″/]

Quy định về định dạng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 5 của Thông tư 68/2019/TT-BTC thì “định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ dạng văn bản XML” (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin). Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế. Như vậy, hóa đơn điện tử khác hoàn toàn về bản chất  so với các dạng hóa đơn giấy trước giờ. Các bạn kế toán hiện vẫn còn thói quen xử lý trên tờ hóa đơn in ra từ tập tin pdf, đây chỉ là bản thể hiện và không phải bản gốc là tập tin xml mà chúng ta phải lưu trữ.