Khi kế toán viên áp dụng công nghệ

Ngành nghề nào cũng thế, khi chúng ta  áp  dụng công nghệ vào thì hiệu suất bao giờ cũng tăng đáng kể.
Sau đây, Webketoan xin phép được chia sẻ bài viết của Mod Phan Tuấn Nam – Ban điều hành trên diễn đàn Webketoan:

 Lưu trữ dữ liệu:

Ưu tiên vẫn là “Đưa lên mây”, có rất nhiều dịch vụ mà tác giả đang sử dụng:

1. Google Drive: Sử dụng lưu trữ offline và đồng bộ với hầu hết các máy tính đang sử dụng.

2. Dropbox: Với dung lượng khoảng 19GB là “Mây” tuyệt vời nhất để sử dụng cho công việc, với khả năng đồng bộ gần như tức thời giữa các thiết bị.

3. Box (50GB), MediaFire (50GB)

4. OneDrive: 1 TB

5. Drive File Stream (Google): Ổ cứng ảo, đặc biệt không tốn dung lượng ổ cứng – hạn chế là phải vào mạng mới sử dụng được, nhưng rất tiện đối với máy tính có ổ cứng hạn chế dung lượng. Dung lượng là không giới hạn do đang sử dụng tài khoản Giáo dục… Hiện đang sử dụng như một nơi lưu trữ sử dụng dự phòng cho các mây khác.

Quan trọng nhất là phải đảm bảo khả năng phục hồi dữ liệu khi có sự cố xảy ra, có kế hoạch backup dữ liệu định kỳ cụ thể.

Dropbox dịch vụ số 1, OneDrive hay Google Drive vẫn cần cải thiện nhiều.

? Email:

Do sử dụng email có gắn tên miền nên sử dụng dịch vụ của Google và Microsoft (Outlook)

Dịch vụ Email của Google mình sẽ có 30GB dung lượng để sử dụng cho các dịch như Email, Google Drive, Photo… Tốn 3$ mỗi tháng.

Dịch vụ của Microsoft tốn 2.5 – 10$ / tháng tùy gói dịch vụ sử dụng, tuy nhiên bạn sẽ được sử dụng kèm ứng dụng Office và các dịch vụ khác kèm theo phục vụ công việc rất hiệu quả.

? Tổng hợp tài liệu, chia sẻ thông tin:   

Đối với nghề kế toán thì phải tiếp xúc, thu thập vô số thông tin để có thể làm việc hiệu quả thì có một nơi tổng hợp tài liệu, thông tin thu thập được là 1 vấn đề rất nan giải.

Bạn có thể lưu trữ nhiều văn bản pháp luật ở máy nhưng khi cần bạn không thể cứ mở máy tính lên mà tìm kiếm được, chính vì vậy tự xây dựng cho mình 1 website riêng hoặc 1 blog sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều. Bạn có thể chia chuyên mục theo các bạn muốn để sử dụng bất kỳ khi nào bạn cần với smartphone hoặc có thể lấy link chia sẻ ngay cho ai đó.

Có nhiều lựa chọn cho bạn để xây dựng 1 website: Blogger, WordPress, Xenforo (diễn đàn)… có rất nhiều hướng dẫn cách tạo lập và sử dụng blog trên mạng.

Nếu xây dựng cho mình 1 website / blog thì nên chọn theme dạng magazine để thấy nó như 1 trang báo mạng với nhiều chuyên mục và hình ảnh không gây nhàm chán.

Kế toán thi thoảng có nhiều thời gian rỗi, lúc này chính là lúc bạn nâng cấp giao diện cho nó đẹp lung linh hơn.

? Phần mềm hỗ trợ công việc

1. Yammer (Microsoft): Trao đổi với khách hàng
2. Team (Microsoft): Làm việc với đồng nghiệp, Họp online
3. Planner (Microsoft): Theo dõi kế hoạch làm việc, tiến độ công việc, lịch hẹn
4. Outlook (Microsoft): Quản lý email, danh sách khách hàng, lịch làm việc, các ghi chú… “All in one” đấy
5. Office 365 (Microsoft): Sử dụng offline hoặc online đều tuyệt vời.
6. To-do (Microsoft): Quản lý các công việc bạn sẽ làm, thời hạn cho các vụ việc
7. Các phần mềm chat, voice: Zalo, Skype for business, Viber,
Các phần mềm trên đều có thể đồng bộ giữa PC và điện thoại, rất thuận tiện.

Theo tác giả, với 1 công ty dưới 10 người thì nên sử dụng dịch vụ của Microsoft là rất ổn, phần mềm đa dạng, quản lý công việc tốt, làm việc team ổn và mức chi phí chấp nhận được.

? Phần mềm kế toán

Làm kế toán thì tất nhiên phải có phần mềm kế toán, tác giả đã sử dụng hầu hết các phần mềm phổ biến hiện nay. Xếp theo mức độ thường xuyên thì 1C, MISA, FAST, VACOM, EXCEL và thậm chí có phần mềm đã được viết trên nền tảng Foxpro từ năm 2002 đến giờ vẫn còn sử dụng rất tốt.

Hiện nay các phần mềm kế toán cũng không quá khác biệt, sử dụng thành thạo 1 phần mềm rồi thì bạn chỉ cần 1 thời gian ngắn để nắm bắt cách sử dụng một phần mềm kế toán khác. Với các phần mềm chỉ cho sử dụng 1 màn hình tác vụ rất mất thời gian muốn làm tác vụ khác phải thoát tác vụ đang làm ra.

? Kế toán cần gì để chơi với công nghệ

– Google vấn đề của mình thì nhớ bê về website / blog mà cất đi để tạo “kho tàng”.
– Vọc phần mềm kế toán nhiều, hầu hết các phần mềm kế toán bây giờ trang bị tất cả các clip hướng dẫn, bài viết cầm tay chỉ việc. Chỉ có bạn chịu đọc không thôi.
– Đọc tin công nghệ nhiều để coi thế giới có gì mới, đâu đó bạn sẽ thấy có cái gì đó mà nếu bạn áp dụng được thì bạn chỉ mất 1 thời gian rất ngắn cho công việc hiện tại.
– Cái căn bản nhất là office phải nắm trong lòng bàn tay, trong CV xin việc nếu bạn lỡ ghi “sử dụng thành thạo tin học văn phòng” thì đó phải là sự thật 100%, xin nhấn mạnh là 100% nhé. Bạn phải trung thực việc này, và nên nhớ đây là điều kiện phải đạt được.