Khi nào nên sử dụng phần mềm kế toán online?

Phần mềm kế toán online giống như một cô gái trẻ trung, hiện đại nhiều điều mới mẻ còn phần mềm kế toán offline lại tựa cô gái truyền thống, đằm thắm.

Nếu là bạn, bạn sẽ chọn ai?

Trong quy mô bài viết này không bàn tới việc làm kế toán bằng excel bởi mặc dù công cụ này đã quá phổ biến nhưng không thể so sánh với những tiện ích mà một phần mềm kế toán chuyên nghiệp mang lại.

Có một sự thật rằng: không phải bắt buộc doanh nghiệp phải dùng qua offline mới chuyển sang dùng online, càng không phải cứ dùng phần mềm kế toán thì phải dùng theo công nghệ hiện đại nhất là online. Và hầu hết các phần mềm kế toán hiện nay đều giải quyết tốt bài toán nghiệp vụ hạch toán kế toán.

Nhưng vấn đề ở chỗ: Làm sao để biết khi nào doanh nghiệp nên sử dụng loại phần mềm kế toán online, khi nào thì sử dụng phần mềm kế toán offline?

Thứ nhất là dựa vào nhu cầu quản lý

Đầu tiên, để biết nên chọn online hay offline thì doanh nghiệp cần phải xác định rõ nhu cầu quản lý khi sử dụng phần mềm là gì?

Nếu chủ doanh nghiệp muốn nắm bắt số liệu tài chính – kế toán mọi lúc, mọi nơi hoặc có nhiều cơ sở cần quản lý thì chắc chắn một phần mềm kế toán online sẽ là giải pháp tối ưu hơn cả. Bởi ưu điểm của phần mềm online là khi kế toán các chi nhánh nhập số liệu lên phần mềm sẽ tự động đồng bộ trên hệ thống, kế toán trụ sở chính không cần nhập liệu lại và Giám đốc chỉ cần vài chú nhấp chuột trên máy tính hoặc click trên điện thoại là xem được ngay.

Ngược lại, nếu chủ doanh nghiệp không có nhu cầu quản lý từ xa trong mỗi dịp đi công tác, không cần thiết phải có báo cáo dữ liệu mọi lúc, cũng không có nhu cầu quản lý hoạt động của các địa điểm ở xa thì phần mềm kế toán offline là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp.

TƯ VẤN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE TẠI ĐÂY

 Thứ hai là dựa vào quy mô doanh nghiệp

Thông thường, khi doanh nghiệp mới thành lập với quy mô nhỏ thì chỉ cần một phần mềm quản lý nội bộ, lúc này online hay offline chưa phải vấn đề quá quan trọng, miễn là phần mềm đáp ứng được việc quản lý thông tin tài chính lại vừa đáp ứng đúng quy định nhà nước.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển đến một giai đoạn nhất định trong vòng đời phát triển và đi kèm với nó là sự mở rộng quy mô hoạt động, tăng số lượng văn phòng, chi nhánh ở khắp mọi nơi, thì yêu cầu quản lý tài chính – kế toán được nâng cao.

Lúc này nếu doanh nghiệp vẫn kiên quyết sử dụng giải pháp offline thì hàng ngày, hàng tuần hoặc bất cứ khi nào cần báo cáo, bộ phận kế toán sẽ phải tập hợp dữ liệu từ các chi nhánh vào với nhau, sau đó nhập liệu lại, xử lý dữ liệu để thành một báo cáo chung tình hình hoạt động của cả doanh nghiệp. Sai sót có thể xảy ra bất cứ lúc nào.

Với một giải pháp kế toán online, công việc trên đơn giản hơn rất nhiều nhờ vào việc dữ liệu được liên thông và đồng bộ liên tục nhờ kết nối mạng Internet. Tức là kế toán chi nhánh nhập số liệu thì đồng thời trụ sở chính cũng ghi nhận số liệu đó và có thể tự động trích xuất báo cáo bất cứ thời gian nào mà không cần chờ chi nhánh gửi số liệu lên.

Thứ ba là dựa vào ngân sách đầu tư

Hầu hết các doanh nghiệp đều nghĩ rằng chi phí sử dụng một phần mềm kế toán bao gồm khoản chi phí trong báo giá, các khoản phí phát sinh hàng kỳ hoặc chi phí đào tạo, tư vấn và không tốn quá nhiều so với khả năng của doanh nghiệp (trên thị trường có những phần mềm kế toán offline chỉ từ 3.000.000 VNĐ).

Nếu tính toán kỹ hơn thì ngoài các chi phí kể trên, doanh nghiệp cũng sẽ cần phải đầu tư cho cơ sở vật chất kỹ thuật như máy tính, máy in, các khoản tiền bảo trì, bảo dưỡng máy móc định kỳ. Doanh nghiệp xác định sẽ sử dụng một giải pháp kế toán offline, tức là phải có sự đầu tư xứng đáng cho hệ thống máy chủ cũng như bảo mật thông tin để tránh việc bị mất dữ liệu do thiên tai, lỗi người sử dụng (tải nhầm viruts), hỏng ổ cứng,…

Trong khi đó, doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán online, nhất là các phần mềm kế toán dạng đóng gói sẵn thì sẽ không phải tốn chi phí đầu tư cho máy chủ và bảo mật này vì phía nhà cung cấp sẽ phải có sự đảm bảo và cam kết với khách hàng sử dụng.

Thứ tư là an toàn dữ liệu

Như đã đề cập ở trên, khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán offline, dữ liệu kế toán sẽ được lưu trữ tại máy chủ của doanh nghiệp, các phương án bảo đảm an toàn dữ liệu có được triển khai tốt hay không sẽ phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cũng như sự cẩn thận của doanh nghiệp.

Ở những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn hay đa chi nhánh đồng nghĩa với một kho dữ liệu kế toán đồ sộ. Nếu doanh nghiệp không có kinh nghiệm trong việc đầu tư hạ tầng để quản lý dữ liệu thì việc lựa chọn một phần mềm kế toán online sẽ là lựa chọn đơn giản và an toàn hơn cả.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lựa chọn những nhà cung cấp phần mềm kế toán online uy tín thông qua việc đạt được một số chứng chỉ cấp quốc tế như:

• Chứng chỉ ISO/IEC 27000 về hệ thống quản lý an ninh thông tin

• Chứng chỉ STAR quốc tế về an toàn thông tin do BSI và CSA cấp

• Chứng chỉ CMMi Level 3 đánh giá về độ thuần thục trong quy trình sản xuất phần mềm có giá trị toàn cầu do SEI phát triển và chứng nhận

Vậy sử dụng phần mềm online hay offline sẽ bảo mật dữ liệu tốt hơn?

Việc này giống như câu hỏi “Để tiền ở ngân hàng hay ở nhà an toàn hơn?”

Thật khó trả lời!

Vì cả hai cách trên đều tiềm ẩn những rủi ro nhất định.

Phân hệ kế toán trong phần mềm quản trị doanh nghiệp AMIS.VN của Công ty cổ phần MISA đáp ứng được toàn bộ các tiêu chí trên: đáp ứng được cho doanh nghiệp vừa và lớn hay doanh nghiệp đa chi nhánh; bao gồm cả kế toán quản trị lẫn kế toán tài chính, có khả năng làm việc mọi lúc mọi nơi và đảm bảo an toàn dữ liệu.

Để biết doanh nghiệp mình có phù hợp với phần mềm kế toán online không và chi tiết nghiệp vụ kế toán khi triển khai vào cụ thể doanh nghiệp, bạn vui lòng đăng ký nhận tư vấn tại đây.

NHẬN TƯ VẤN TẠI ĐÂY