Kiểm soát chi phí: Cách công ty dùng nó để gia tăng lợi nhuận

Kiểm soát chi phí là gì ?

Kiểm soát chi phí là thực hiện xác định và giảm chi phí kinh doanh để tăng lợi nhuận. Nó bắt đầu với quá trình lập ngân sách. Khi chủ doanh nghiệp/công ty so sánh kết quả tài chính thực tế của công ty với kỳ vọng ngân sách và thấy chi phí thực tế cao hơn kế hoạch, nhà quản lý sẽ có những thông tin cần thiết để hành động.

Ví dụ: một công ty có thể có được giá đấu thầu từ các nhà cung cấp khác nhau cung cấp cùng một sản phẩm hoặc dịch vụ, đây cũng là một trong những điều giúp giảm chi phí. Kiểm soát chi phí là một yếu tố quan trọng trong việc duy trì và tăng lợi nhuận.

Bảng lương của doanh nghiệp thường được thuê ngoài, bởi vì luật thuế thu nhập cá nhân đối tiền lương tiền công thay đổi liên tục. Lượng nhân sự nghỉ việc trong doanh nghiệp đòi hỏi thay đổi thường xuyên đối với hồ sơ biên chế. Một công ty trả lương có thể trả bằng lương Net hằng tháng cho nhân viên sau khi đã trừ hết các khoản phí bảo hiểm và các khoản thuế khác, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí của nhà tuyển dụng.

Những điểm chính

• Kiểm soát chi phí là thực hành xác định và giảm chi phí kinh doanh để tăng lợi nhuận và nó bắt đầu với quá trình lập ngân sách.
• Kiểm soát chi phí là một yếu tố quan trọng trong việc duy trì và tăng lợi nhuận.
• Thuê ngoài là phương pháp phổ biến để kiểm soát chi phí bởi vì nhiều công ty nhận thấy việc trả tiền cho bên thứ ba để thực hiện một nhiệm vụ rẻ hơn so với tự đảm nhận công việc.

Hiểu thêm về kiểm soát chi phí

Kiểm soát chi phí là một cách để lập kế hoạch cho mục tiêu thu nhập ròng, được tính bằng công thức sau:

Doanh thu bán hàng – Chi phí cố định – Chi phí biến đổi = Mục tiêu thu nhập ròng

Giả sử rằng một cửa hàng quần áo bán lẻ muốn kiếm 10.000.000 thu nhập ròng từ 100.000.000 doanh thu bán hàng tháng đó. Để đạt được mục tiêu, ban quản lý xem xét cả chi phí cố định và chi phí biến đổi và cố gắng giảm chi phí. Hàng tồn kho là một chi phí biến đổi có thể giảm bằng cách tìm kiếm các nhà cung cấp khác có thể đưa ra mức giá cạnh tranh hơn.

Sẽ mất nhiều thời gian hơn để giảm chi phí cố định, chẳng hạn như thanh toán tiền thuê, bởi vì các chi phí này thường được cố định trong hợp đồng. Đối với một công ty đại chúng thì việc đạt được mục tiêu thu nhập ròng là rất quan trọng, vì các nhà đầu tư mua cổ phiếu phổ thông của nhà phát hành dựa trên kỳ vọng tăng trưởng thu nhập theo thời gian.

Quan trọng: Thuê ngoài được dùng thường xuyên để kiểm soát chi phí bởi vì nhiều doanh nghiệp nhận thấy rẻ hơn việc trả tiền cho bên thứ ba để thực hiện một nhiệm vụ rẻ hơn so với tự đảm nhận công việc.

Kiểm soát chi phí và phân tích phương sai

Một phương sai được định nghĩa là sự khác biệt giữa kết quả ngân sách và kết quả thực tế. Các nhà quản lý sử dụng phân tích phương sai như một công cụ để xác định các khu vực quan trọng có thể cần thay đổi. Mỗi tháng, các công ty nên thực hiện phân tích phương sai trên mỗi tài khoản doanh thu và tài khoản chi phí. Ban quản lý có thể có thể giải quyết các chênh lệch trị giá lớn nhất trước tiên, vì những tài khoản đó thường có tác động lớn nhất đến kết quả hoạt động của công ty.

Nếu một nhà sản xuất đồ chơi có phương sai bất lợi 50.000.000 trong tài khoản chi phí vật liệu, công ty nên xem xét việc nhận giá thầu từ các nhà cung cấp vật liệu khác để giảm chi phí và loại bỏ phương sai đang càng ngày càng lớn. Một số doanh nghiệp phân tích phương sai và có hành động đối với chi phí thực tế có phần trăm chênh lệch lớn nhất so với chi phí ngân sách/dự toán.

Tại sao kiểm soát chi phí lại quan trọng đối với doanh nghiệp ?

Trong một thị trường cạnh tranh, các nhà sản xuất chi phí thấp là những người có thể kiếm được lợi nhuận cao nhất. Do đó, giảm chi phí là mục tiêu chính cho hầu hết các doanh nghiệp vì nó làm tăng cả hiệu quả và lợi nhuận.

Doanh nghiệp phải gánh chịu nhưng loại chi phí nào ?

Nói chung, chi phí kinh doanh có thể được phân loại là chi phí cố định so với chi phí biến đổi và chi phí trực tiếp so với chi phí gián tiếp. 

• Chi phí cố định là những chi phí không thay đổi, chẳng hạn như tiền thuê hoặc tiền bảo hiểm.
• Chi phí biến đổi sẽ thay đổi theo năng suất như chi phí lao động hoặc sử dụng năng lượng.
• Chi phí trực tiếp là những chi phí liên quan đến sản xuất hoặc vận hành, chẳng hạn như chi phí nguyên liệu thô.
• Chi phí gián tiếp bao gồm những thứ như chi phí chung, không liên quan trực tiếp đến hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp.

Xin mời xem thêm bài Chi phí và cách phân loại chi phí trong kế toán quản trị

Nguồn investopedia.com