Mất hóa đơn – Những điểm cần lưu ý

Mất hóa đơn xảy ra do rất nhiều nguyên nhân nhưng chung quy lại là doanh nghiệp đều phải nộp phạt, mà con số cũng không hề nhỏ.

Hiện nay hiện chỉ có 2 trường hợp được miễn phạt như đối với trường hợp mất do thiên tai, hỏa hạn, trường hợp bất khả kháng hay là chỉ phạt cảnh cáo đối với mất hóa đơn lập sai, đã xóa bỏ và đã lập hóa đơn khác thay thế.

Cho đến thời điểm này, cơ quan thuế đã có hướng dẫn rất nhiều về vấn đề này.

Mời bạn đọc cùng điểm qua.

1. Mất hóa đơn do bị giật túi xách có thể được miễn phạt

Liệu trường hợp mất hóa đơn mua vào (liên 2) do bị cướp giật túi xách có được miễn phạt?
Tổng cục Thuế cho rằng nếu doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện sau đây thì được xem xét miễn phạt:

a. Có đơn trình báo mất và được Công an xác nhận;
b. Hóa đơn bị mất đã được kê khai thuế;
c. Là doanh nghiệp tuân thủ pháp luật.

Theo khoản 4 Điều 3 Nghị định 49/2016/NĐ-CP, hành vi làm mất hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập (liên 2) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn bị xử phạt từ 4 – 8 triệu đồng. Tuy nhiên, nếu bị mất hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì được miễn phạt.

(Công văn số 1703/TCT-CS ngày 28/4/2017)

2. Mất phiếu xuất kho cũng bị xử phạt như mất hóa đơn

Theo quy định tại điểm g khoản 4 Điều 3 Nghị định 49/2016/NĐ-CP, hành vi làm mất liên 2 hóa đơn trước khi giao cho khách hàng bị xử phạt theo khung từ 4 – 8 triệu đồng. Mặt khác, theo khoản 4 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.

Theo đó, nếu mất liên 2 phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ trong quá trình chuyển giao cho bên nhận hàng thì bị xử phạt theo điểm g khoản 4 Điều 3 Nghị định 49/2016/NĐ-CP nêu trên, với khung tiền phạt từ 4 – 8 triệu.

(Công văn số 5411/TCT-CS ngày 24/11/2016)

3. Mất hóa đơn sau 10 năm vẫn bị phạt

Các hóa đơn sau 10 năm sẽ được đưa vào lưu trữ. Xem thêm thời hạn lưu trữ của các loại chứng từ.

Theo khoản 1 Điều 12 Thông tư số 10/2014/TT-BTC , nếu bị mất trong thời gian lưu trữ thì bị xử phạt theo pháp luật về kế toán (tức theo Nghị định số 105/2013/NĐ-CP), không xử phạt theo pháp luật về hóa đơn (Nghị định số 109/2013/NĐ-CP ).

Khoản 1 Điều 12 Nghị định số 105/2013/NĐ-CP quy định mức phạt từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như sau (đối với doanh nghiệp thì mức phạt tính gấp đối):

a. Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm quá 12 tháng so với thời hạn quy định;
b. Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;
c. Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ.

(Công văn số 4819/TCT-CS ngày 18/10/2016)

4. Mất hóa đơn đã giao khách hàng, xử lý thế nào?

Sau khi đã lập hóa đơn giao khách hàng mà phát hiện mất hóa đơn thì Công ty và khách hàng lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 hóa đơn được khai thuế trong tháng/quý nào, đồng thời Công ty sao chụp liên 1 giao cho khách hàng để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

Cần lưu ý, Công ty và khách hàng phải xác định rõ trách nhiệm làm mất liên 2 hóa đơn thuộc về bên nào để báo cáo việc mất hóa đơn cho cơ quan thuế.

(Công văn số 8591/CT-TTHT ngày 5/9/2016)

5. Giảm mức phạt mất hóa đơn còn 6 triệu đồng

Trước đây, khoản 4 Điều 11 Thông tư số 10/2014/TT-BTC, mức phạt dành cho bên bán nếu làm mất hóa đơn khá nặng, khoảng 15 triệu.

Từ 1/8/2016, Khoản 4 Điều 3 Nghị định số 49/2016/NĐ-CP giảm bớt mức phạt trên chỉ còn 6 triệu

(Nghị định số 49/2016/NĐ-CP ngày 27/5/2016)

6. Mất hóa đơn đã hủy chỉ bị phạt cảnh cáo

Các hóa đơn lập sai, đã xóa bỏ và đã lập hóa đơn khác thay thế nếu lỡ mất thì chỉ bị phạt cảnh cáo (điểm a khoản 4 Điều 11 Thông tư số 10/2014/TT-BTC ) .

(Công văn số 3387/TCT-CS ngày 29/7/2016)

7. Những chứng từ cần có trong hồ sơ hoàn thuế khi mất hóa đơn đầu vào

Nếu lỡ làm mất hóa đơn đầu vào (liên 2) thì hồ sơ hoàn thuế cần có thêm các chứng từ sau:
a. Biên bản mất hóa đơn
b. Bản sao liên 1 (có ký tên đóng dấu của bên bán)
c. Thông báo mất hóa đơn
d. Quyết định xử phạt vi phạm hành chính

(Công văn số 2163/TCT-KK ngày 20/5/2016)

8. Tìm thấy hóa đơn sau khi có quyết định xử phạt vẫn phải nộp đủ tiền phạt

Theo điểm a khoản 4 Điều 38 Nghị định số 109/2013/NĐ-CP , chỉ khi bên bán tìm lại được liên 2 bị mất trước thời điểm cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì mới được miễn phạt tiền. Ngược lại, nếu sau khi ban quan quyết định xử phạt mới tìm thấy thì vẫn phải nộp đủ tiền phạt.

(Công văn số 1995/TCT-CS ngày 11/5/2016)

9. Mất liên 2, được thay thế bằng bản photocopy liên 1

Quy định hiện hành không bắt buộc bên bán phải phát hành lại hóa đơn mới trong trường hợp mất liên 2.
Nếu liên 2 bị mất, bên bán có thể sao chụp liên 1, đóng dấu xác nhận và giao bản sao này cho bên mua làm căn cứ hạch toán, kê khai thuế, tuy nhiên phải đính kèm thêm biên bản mất hóa đơn có chữ ký của các bên.

(Công văn số 6468/CT-HTr ngày 4/2/2016)

10. Cách tính mức phạt cụ thể khi mất hóa đơn
Các mức phạt về hóa đơn quy định tại Thông tư số 10/2014/TT-BTC thường được xác định mức thấp nhất và mức cao nhất. Ví dụ, hành vi mất hóa đơn liên 2 áp dụng mức phạt theo khoản 1 Điều 12 Thông tư số 10/2014/TT-BTC là từ 2 – 4 triệu đồng. Vậy mức phạt cụ thể sẽ là 2 hay 4 triệu đồng.

Theo nguyên tắc xác định mức phạt tại Khoản 10 Điều 3 Thông tư số 10/2014/TT-BTC, mức phạt sẽ là 3 triệu (là số trung bình của mức thấp nhất và cao nhất).

Khi có tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ thì mức phạt cụ thể sẽ tăng hoặc giảm một cách tương ứng. Giả sử trong trường hợp trên nếu có 1 tình tiết tăng nặng thì mức phạt sẽ là 3.500.000 đ; nếu có từ 2 tình tiết trở lên thì áp dụng mức trần (4.000.000 đ).

Để hiểu như thế nào là tình tiết tăng nặng hay giảm nhẹ, tham khảo Điều 9, 10 Luật xử lý vi phạm hành chính số 15/2012/QH13

(Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17/1/2014)

Nguồn: Luật Việt Nam