Thời hạn lưu trữ sổ sách, hóa đơn, chứng từ bạn cần biết

Mỗi loại tài liệu như Hóa đơn, Hợp đồng lao động, Chứng từ kế toán, Hồ sơ kiểm toán… đều có luật định về thời hạn lưu trữ.

Hết thời hạn có thể xử lý bằng cách tiêu hủy. Vì thế, độc giả hãy rà soát xem những tài liệu mà độc giả đang cất giữ liệu đã đủ hạn định chưa để tiến hành xử lý nếu không muốn tốn phí… lưu trữ.

A. Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn

1. Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm

+ Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn
+ Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn
+ Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

2. Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

3. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.

B. Tài liệu lưu trữ tối thiểu 5 năm

1. Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như:

+ Phiếu thu
+ Phiếu chi
+ Phiếu nhập kho
+ phiếu xuất kho

Không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

2. Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

3. Hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động được lưu giữ tối đa 5 năm sau khi chấm dứt Hợp đồng

4. Tờ khai hải quan

Theo quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan số 54/2014/QH13 , thời hạn lưu trữ tờ khai hải quan là 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai.
Thời hạn này áp dụng thống nhất cho cả tờ khai hải quan giấy và tờ khai hải quan điện tử (Công văn số 1697/GSQL-GQ1 ngày 2/12/2016).

C. Tài liệu lưu trữ tối thiểu 10 năm

1. Báo cáo tài chính, quyết toán thuế:

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, các chứng từ sau đây thuộc diện lưu trữ 10 năm:
Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

 2. Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.

3. Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.

4. Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.

5. Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.

6. Hóa đơn

“Hóa đơn” được xem là chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm, không phân biệt hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử.

7. Hồ sơ thẩm định giá

Tùy hình thức lưu trữ, hồ sơ thẩm định giá sẽ phải lưu trữ trong thời hạn như sau:
– 10 năm: nếu lưu trữ bằng hồ sơ giấy.
– Vĩnh viễn: nếu lưu trữ dạng điện tử.

Căn cứ pháp lý:

– Thông tư số 323/2016/TT-BTC
– Thông tư 39/2014/TT-BTC
– Nghị định 174/2016/NĐ-CP
– Thông tư số 09/2011/TT-BNV
– Luật số 54/2014/QH13 

NGOÀI RA

Hồ sơ xin cấp C/O: 3 năm

Theo quy định tại Hiệp định thương mại hàng hóa ATIGA, thời hạn lưu trữ hồ sơ đề nghị cấp C/O là 03 năm kể từ ngày cấp.
Việc xử lý C/O hết thời hạn lưu trữ hồ sơ sẽ do cơ quan có thẩm quyền cấp C/O quyết định.
(Công văn số 4173/TCHQ-GSQL ngày 17/4/2014)

Nguồn tham khảo: Internet