Hóa đơn – Những hướng dẫn cần lưu ý

1. Hóa đơn chỉ cần ký tại tiêu thức “thủ trưởng đơn vị” hoặc “người bán hàng”

Trường hợp người đại diện pháp luật, thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức “người bán hàng” thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán hàng ký ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía bên trái của tờ hóa đơn theo quy định.

Đối với trường hợp trên hóa đơn GTGT của đơn vị có đồng thời cả 2 tiêu thức ”người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên)” và “Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)” nếu thủ trưởng đơn vị đã ký tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” thì không cần ký vào tiêu thức “người bán hàng” trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía bên trái của tờ hóa đơn.

Nếu trên hóa đơn không có tiêu thức “người bán hàng” mà thay vào đó là “người lập” hay “thủ trưởng đơn vị” nếu các chỉ tiêu trên hóa đơn đầy đủ, đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn thì hóa đơn đó vẫn được coi là hóa đơn hợp lệ để hạch toán kế toán.

(Công văn 46422/CT-TTHT, ngày 10/07/2017)

2. Đóng dấu “bán hàng chuyển khoản” trên hóa đơn liệu có hợp lệ?

Khi lập hóa đơn, người bán bắt buộc phải ghi tại chỉ tiêu “Hình thức thanh toán” là tiền mặt (TM) hoặc chuyển khoản (CK)
Trường hợp mua hàng không trực tiếp như: Mua qua điện thoại, qua fax,… thì công ty không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn, khi lập hóa đơn, người bán chỉ cần ghi rõ là bán hàng qua điện thoại/mạng/fax và người mua không phải ký hóa đơn.

Tuy nhiên, tại tiêu thức người mua hàng, bên bán lại đóng dấu “bán hàng chuyển khoản”, nếu các nội dung khác trên hóa đơn vẫn đầy đủ, bảo đảm không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn thì hóa đơn vẫn được coi là hợp lệ để hạch toán, kê khai thuế theo quy định.

(Công văn 51995/CT-TTHT, ngày 02/08/2017)

3. Hóa đơn sử dụng mực đỏ có được chấp nhận?

Theo quy định thì hóa đơn không được phép sử dụng mực đỏ
Tuy nhiên Cục thuế TP.Hà Nội chấp nhận trường hợp hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy có sử dụng mực đỏ nhưng vẫn đáp ứng theo đúng nguyên tắc và điều kiện chuyển đổi theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì được coi là hóa đơn hợp lệ, được tính vào chi phí được trừ.

(Công văn 51188/CT-TTHT, ngày 31/07/2017)

4. Bản in lần 2 của hóa đơn tự in phải có thêm chữ “copy”

Đối với hóa đơn tự in, khi in hóa đơn cho khách hàng thì mỗi liên của một số hóa đơn chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy).

(Công văn 49520/CT-TTHT, 24/07/2017)

5. Hóa đơn ghi địa chỉ thiếu từ “Việt Nam” so với giấy phép đăng ký kinh doanh có hợp lệ?

Theo Cục thuế Hà Nội, trường hợp Công ty tra cứu thông tin trên trang web và thông tin trên đăng ký kinh doanh bị sai về font chữ, dòng tiêu thức địa chỉ của Công ty trên website thiếu từ “Việt Nam” so với giấy phép đăng ký kinh doanh, trong điều kiện các tiêu thức khác đảm bảo đúng, đầy đủ và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp thì được coi là hóa đơn hợp lệ để sử dụng kê khai, hạch toán theo quy định.

(Công văn 44519/CT-TTHT, ngày 03/07/2017)